Cómo mejorar el ROI explotando la interoperabilidad de procesos documentales

Cómo mejorar el ROI explotando la interoperabilidad de procesos documentales
La creación de procesos operativos más eficientes responde al objetivo último de favorecer al cliente a través de un mejor rendimiento de la empresa. Uno de los modos de conseguirlo es reducir la fricción entre departamentos y obtener procesos más ágiles gracias a automatismos.

La gestión de los procesos de negocio debe enfocarse en optimizar los procedimientos y flujos dentro de una compañía. Pero ¿cómo conseguirlo?
La tecnología y la automatización de tareas pueden ayudar a crear procedimientos y flujos documentales que nos acerquen a un modelo de procesos autónomo, coherente y realista que utilice los recursos empresariales necesarios e identifique y segregue tareas no core que no aportan valor al negocio posibilitando ahorro de tiempos y costes. Si reducimos el tiempo invertido en la realización de tareas repetitivas o que no aportan valor y, ese tiempo, lo invertimos en tareas más productivas en las que generamos una menor fricción gracias a automatismos, estaremos haciendo las dos cosas: ahorrar tiempo y dinero.

Por tanto, conseguimos un importante Retorno de la Inversión (ROI) asegurándonos la calidad del proceso a través de las automatizaciones que eviten la interacción (y el posible fallo) humana mientras que conseguimos un ahorro de costes, mejoramos nuestra productividad y conseguimos procesos menos costosos que se ejecutan en menos tiempo.

La interacción humana debe basarse en el diseño, la creación y seguimiento de los procesos automatizados. Y cuando estos empiecen a correr “solos”, el foco de la atención humana debe centrarse en cotejar, vigilar y observar que esos procesos y automatismos funcionan del modo correcto y según la intencionalidad dada. Si somos capaces de implementar una optimización de procesos a través de automatismos podemos ser capaces de generar procedimientos y controles de calidad capaces de localizar fallos, resolverlos y optimizarlos mejorando nuestro rendimiento empresarial.
Hablar de automatizaciones en procesos documentales implica ser consciente que estos procesos son muchos y variados. Normalmente en las empresas se consigue automatizar alguno de ellos, en raras ocasiones la gran mayoría y prácticamente nunca la totalidad de procesos que manejan. Por ejemplo, en procesos financieros, las automatizaciones deben estar sustentadas en arduos análisis y conocimientos que consigan apoyarse en datos provenientes de múltiples fuentes simultáneas. Estos datos deben viajar por distintos sistemas desde su origen hasta su contabilidad final por lo que la calidad de estos datos determinará en buena medida su éxito y utilidad.

Por tanto, es imprescindible contar con datos absolutamente fiables. Sin la calidad de los datos la automatización no resulta válida. Los cuadros de mando no podrían ofrecer conocimiento ni servir de guía externa para explicar, sin posibilidad de duda, los datos económicos de la compañía y su contexto.

Concretando un poco más, en las soluciones de procesos de pago a proveedores las automatizaciones deben ofrecer seguridad y garantías en la obtención de datos. Deben aportar procedimientos de supervisión, controles de calidad y el uso de técnicas fiables de extracción como el OCR (reconocimiento óptico de caracteres por sus siglas en inglés) que rescata el dato que deberá ser puesto a prueba a través de confrontaciones y validaciones contra pedido, además de ofrecer una lectura óptima de las líneas de detalle de las facturas antes de enviarlas a contabilizar al ERP.

Si los datos llegan en facturas recibidas a través de procesos de intercambio electrónico de ficheros, se pueden diseñar procesos que clasifiquen y ordenen las facturas directamente en los programas de gestión o de contabilidad, evitando así el error humano y reduciendo costes en la introducción manual de los datos.

En esta clase de procesos vemos como se agilizan las tareas de explotación del dato al ser automatizadas e interoperables entre distintos sistemas, desde el modo de ser recibidas, la extracción de la información que contienen, su aprobación, y su explotación en distintos sistemas.

Todas estas tareas pueden ser medidas a través de índices de desempeño (kPI) previamente estipulados.
Las integraciones entre sistemas son necesarias en procesos de automatización ya que requieren la entrada y salida de los datos de un entorno a otro. En las interacciones del dato, es decir, en su viaje entre sistemas, es imprescindible garantizar su plena integración para asegurar los automatismos entre los distintos entornos.
Aunque las múltiples integraciones afectarán al presupuesto final, así como al tiempo de trabajo para lograr el éxito, las empresas pueden registrar un crecimiento tanto operativo como de ingresos gracias a ellas.

La automatización de los procesos operativos documentales debe ser adoptada como un método estratégico que sea capaz de ofrecer lo mejor entre la máquina, la persona y el dato. Y siempre con estos tres factores presentes ya que, si infravaloramos la interacción humana, nunca se conseguirán mejorar y pulir las estrategias empresariales futuras de la compañía.

Contacto: normadat@normadat.es

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