Enviar y recibir eficientemente documentación en los nuevos entornos de trabajo

Enviar y recibir eficientemente documentación en los nuevos entornos de trabajo.
Autor Luis del Barrio
Director de Relaciones Externas y Canal Facility Management en THE MAIL COMPANY
Gestionar eficientemente la documentación y la información que envía o recibe un empleado de cualquier organización de forma segura y con trazabilidad, se ha convertido es uno de los grandes retos a los que se enfrentan en la actualidad muchas organizaciones.
Por qué no solo hablamos de los cambios derivados de la transformación digital de la logística documental, ahora tras la pandemia la implantación de nuevos modelos de trabajo, obligan a repensar como enviar o recibir documentación de forma eficiente, sin incurrir en sobrecostes.
La oficina convencional comienza a desvanecerse y las empresas apuestan por el teletrabajo, el “Hot Desking” o los modelos híbridos. Estas nuevas tendencias han derribado las “barreras” físicas del puesto de trabajo vinculado a un espacio predefinido (desde el cual, hasta no hace muchos meses, se enviaba o recibía un documento) que ahora se extiende allá donde el empleado desarrolle su actividad.
Esta nueva forma de trabajar se ha convertido en un gran atractor del talento, si bien no es un estándar y su grado de adopción depende de cada las casuísticas y necesidades de cada organización, de su cultura empresarial pero también del sector en el que desarrolla su actividad (con mayores o menores resistencias al cambio).
Un estudio de CBRE aporta datos relevantes al respecto. “Un 80 % de las firmas legales en España están a favor de desarrollar la mayor parte de la semana laboral en la oficina. El sector legal lidera el planeamiento de una vuelta mayoritaria a la oficina, seguido por el sector financiero con un 77 %, el sector farmacéutico y salud con un 50 %, bajando hasta un 33% en el sector tecnológico.”
Por lo tanto, ante un escenario tan heterogéneo y complejo, el único camino para afrontar el reto de enviar o recibir documentación de forma eficiente y sin incurrir en sobrecostes, es la tecnología. Tecnología qué debe integrar a los empleados con los procesos (flujos documentales) de las organizaciones, empoderarlos para que desarrollen todo su potencial independientemente desde donde este desarrollando su actividad profesional en cada momento.
Y lo anterior sin olvidar la necesidad de armonizar los mundos físico y digital, porque desarrollamos nuestra actividad en un entorno dual en el que se puede recibir o enviar documentación física como un sobre de correo ordinario o un certificado tradicional, pero también en formato digital como una Notificación Electrónica o un correo electrónico certificado.
En definitiva, diferentes formatos y múltiples canales deben gestionados correctamente, porque no entregar o recibir la documentación a tiempo conlleva pérdida de agilidad en los procesos y puede acarrear graves consecuencias (económicas y reputacionales) si estamos hablando de documentación oficial con plazos.
La especialización y la tecnología deben garantizar que estos flujos de documentación e información sean óptimos, y estén alineados con cada empleado porqué una organización debe asegurar que la información sea recibida por la persona adecuada, de forma inmediata, eficiente y segura, pero también, que el usuario pueda realizar un envío de forma ágil y sencilla con dos premisas: 1ª; independientemente de su localización física 2ª; con visibilidad y control para la organización.

Cartería Inteligente: dual y multicanal
Las grandes corporaciones necesitan una solución de distribución interna de la documentación alineada con las nuevas tendencias en entornos y espacios de trabajo. El empleado ahora es el protagonista, y le convierte en decisor sobre en qué formato y localización necesita recibir la documentación, y lo anterior solo es posible mediante una tecnología específica.
Las reglas de negocio preestablecidas (formatos de distribución por tipo y/o lote documental en la misma ubicación de la oficina), se transforman en acciones ad-hoc a petición de cada empleado (aunque también la automatización permite combinar ambos formatos). La Plataforma tecnológica GIO desarrollada por THE MAIL COMPANY, permite seleccionar entre cuatro formatos posibles de entrega:

Digitalización de la documentación y distribución electrónica segura con trazabilidad

Entrega física en un punto determinado, incluso fuera de las oficinas corporativas (con sistemas de workflows de aprobación si el proceso genera un coste)

Custodia de la documentación y entrega física el usuario en la Cartería (limitado al horario de servicio)

Depositar la documentación en un Smart Locker (24/7) para su recogida con un código QR único (trazabilidad) el día que el empleado se desplace a la oficina
Mensajería Digital

Al igual que ha sucedido con la distribución interna de la documentación que se recibe en las oficinas corporativas, los empleados necesitan realizar envíos independientemente desde donde estén desarrollando su actividad profesional en cada momento.
Esto implica un gran salto desde los tradicionales modelos offline de mensajería, con escasa digitalización en sus procesos de gestión y formatos de entrega exclusivamente físicos, a modelos online donde la tecnología genera nuevos niveles de demanda y aportan valor.
La capacitación tecnológica de un modelo digital de mensajería basado en las TIC, como la Plataforma GIO, pone a disposición de los usuarios un amplio abanico de opciones de entrega, con opciones de entrega física o digital, diferentes niveles de urgencia, validez legal si fuera requerida, múltiples canalizaciones entre las diferentes redes de transporte y operadores logísticos del mercado nacional, una excelente experiencia usuario, sin olvidar temas medioambientales con la medición de su huella de carbono. Y todo lo anterior, de forma integral e integrada con visibilidad y control de costes en tiempo real para la organización.

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