Eliminando barreras físicas en los procesos de digitalización

Eliminando barreras físicas en los procesos de digitalización
Autor: Daniel Chimeno (Business Developer de escáneres documentales de Canon)
A veces no hay que hacer grandes inversiones o instalaciones para mejorar exponencialmente el rendimiento y la calidad de vida de los trabajadores. Pequeños cambios, que quizás parezcan nimios, pueden hacer la vida más fácil al equipo, reduciendo riesgos y fatiga en acciones manuales y repetitivas. La clave está en ser capaces de ver y escuchar de forma proactiva, anticipándose a las necesidades y poniéndose en el lugar de aquellos que son el motor de la compañía.

Aunque no se sea consciente de ello, la eliminación de las grapas es un paso crucial en la digitalización de los documentos, pero cuando se realiza manualmente el proceso puede llevar mucho tiempo, e incluso acabar dañando los documentos o las manos de los responsables de esta tarea. Canon ha sido capaz de ver este detalle, que puede pasar inadvertido para muchos. La compañía contactó con la Confederación Nacional de Centros Especiales de Empleo (CONACEE), la patronal que aglutina aquellas organizaciones que fomentan la contratación laboral de personas con discapacidad para ofrecerles la posibilidad de probar dos de sus quitagrapas automáticos, que acaba de salir al mercado.
El Grupo Osga, que forma parte de este organismo, se mostró muy interesado en probar los dispositivos. En su labor de integración de personas con discapacidad, la compañía busca constantemente mejorar la seguridad y condiciones laborales de sus trabajadores, así como facilitar tareas que para alguno de sus empleados pueden resultar difíciles de llevar a cabo. En el caso de sus centros de digitalización, hasta entonces realizaban esta acción de forma manual.
Acelerando la digitalización de documentos
La presión para digitalizar los documentos en papel y los flujos de trabajo ha aumentado en los últimos años. Las grapas pueden ser un obstáculo importante en el proceso de captura de la información. Retirarlas manualmente requiere mucho tiempo y esfuerzo, y existe el riesgo de romper o dañar los documentos. Gracias a la rápida extracción de las grapas que facilita este nuevo modelo se mejora la productividad.
El quitagrapas instantáneo de Canon permite eliminar automáticamente las grapas de los documentos por lotes de hasta 30 páginas.
El grupo Osga, a través de su empresa Digidoc, lleva a cabo procesos de digitalización y gestión documental, trabajando sobre todo con instituciones públicas (ayuntamientos, diputaciones, universidades, colegios profesionales, entre otros).
En Digidoc reciben un gran volumen de documentación que se genera aún en papel, como contratos, nóminas o facturas, que antes se guardaban en archivadores y que llenaban los armarios de las empresas. Ahora catalogarlo y digitalizarlo supone una doble tarea que hace que los técnicos tengan que dedicar mucho tiempo a las labores de clasificación y escaneado.
Con los quitagrapas automáticos se ha logrado resolver una necesidad existente que aún no se había detectado internamente en la compañía. “Es una cosa que no nos habíamos planteado nunca porque no éramos conscientes de la importancia que tenía, pero nos hemos dado cuenta de que realmente con este dispositivo hemos ganado productividad y acelerado los procesos considerablemente”, comentaba Aitor Orozco, responsable de comunicación del Grupo Osga.

Aunque lo importante es lo que piensan los empleados, que son los que pueden sentir los beneficios de forma más directa. Para Carmen Dueñas, técnico de digitalización del centro de Digidoc en Toledo, esta solución ha facilitado mucho el trabajo, “Es mucho más rápido y cómodo y aquí, que quitamos cientos de grapas al día, lo hemos notado para bien. Con los quitagrapas manuales es bastante pesado y a veces terminabas con las manos doloridas”. Además, la implantación de esta tecnología ha logrado quitar un obstáculo físico, ayudando en el día a día de las personas con discapacidad.

Pequeños gestos que suponen grandes cambios
Los proyectos de digitalización conllevan tareas manuales que, en muchos casos, hacen que la rentabilidad de los mismos sea menor de la esperada. La tecnología permite una mejora continua para ofrecer servicios más profesionales a los clientes. Algo tan simple como un quitagrapas puede mejorar la eficacia y productividad, optimizando los procesos y permitiendo a las compañías ofrecer un servicio más eficaz acortando los plazos de entrega.
Lo más importante es que no solo sale beneficiada la empresa, también los trabajadores, evitando posibles riesgos laborales y eliminando tareas tediosas y repetitivas para que puedan dedicarse a actividades más cualitativas. La capacidad de observar atentamente el entorno permite detectar y anticipar necesidades que suponen una mejora estructural.
Canon tiene el firme compromiso de mejorar el día a día de las personas, participando activamente y observando a sus clientes para ofrecer soluciones que les permitan seguir mejorando y creciendo. Estas herramientas pueden ser grandes y complejas, pero también sencillas y pequeñas, es indiferente, lo que importa son los resultados. Anticiparse a los retos y desafíos para marcar la diferencia, allí donde otros todavía no han sido capaces de ver la oportunidad.

Revista Transformación Digital

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