¿Qué es el OCR y para qué sirve? (Software de Reconocimiento)

¿Qué es el OCR y Para Qué Sirve? (Software de Reconocimiento)
El concepto de digitalizar un documento siempre ha estado ligado al famoso “escáner”. Un hardware que anteriormente era obligatorio tener junto a nuestro ordenador y que poco a poco ha ido desapareciendo.
Hay quien culpa de esto a la proliferación de las cámaras fotográficas digitales y de su implementación en los teléfonos móviles. Ya no es más necesario escanear cuando podemos simplemente hacer una foto.
Ambas metodologías son similares, quizás una más cómoda que otra, pero ambas tienen el mismo problema: no dejan de ser archivos de imagen.
Si bien cumplen la función, ya que es posible leer el documento, no deja de ser una foto cuyo texto no se puede seleccionar, ni copiar ni hacer absolutamente nada.
Al tratarse de una problemática bastante común, ya hace varios años que se vienen desarrollando tecnologías para ayudar a detectar el texto en una imagen. Son los llamados OCR, y a continuación hablaremos un poco de qué son, cómo funcionan y cómo pueden ayudarnos en nuestro día a día.

OCR: De la Imagen al texto
Hay tecnologías como el reconocimiento de huellas o el reconocimiento facial que están más extendidas y, hoy en día, son de uso diario. Cuando hablamos de OCR (o reconocimiento óptico de caracteres por sus siglas in inglés) es algo similar, pero se centra en detectar solo y exclusivamente caracteres, sean del tipo que sean.
Probablemente te estarás preguntando cómo es posible que un programa lea un texto y lo detecte y, sobre todo, cómo eso puede beneficiar a tu empresa. A continuación trataremos de abordar el uso, su funcionamiento y su aplicación de una manera clara y sencilla.
Una vez que termines de leer, no solo tendrás claro su funcionamiento, sino que querrás implementarlo inmediatamente en tu empresa, negocio o en tu vida diaria.

¿Cómo funciona un OCR?
Hay miles de programas, herramientas o softwares que utilizan la tecnología de OCR, y cada uno probablemente funcione de una manera más sencilla o más compleja. Esto es algo que podemos ver en el precio y que se ve reflejado también en el resultado.
Hay muchas herramientas gratuitas, genéricas, con detección automática y una base de datos limitada. Hay otros que, sin embargo, prefieren centrarse en un tipo de documentos particular.
Entre estos últimos destaca el OCR para facturas de Klippa que no es como cualquier otro OCR: Se trata de un software exclusivamente para facturas. Al ser tan específicos, han conseguido perfeccionar al máximo la técnica y poder así, no solo reconocer los caracteres, sino también saber a qué corresponde y catalogarlo, para nuestra máxima comodidad.
Para el usuario el funcionamiento de los OCR se limita a subir un documento o archivo de texto y esperar a que se convierta en texto. Sin embargo, detrás se están realizando miles de procesos distintos.
Primero el programa escanea y detecta el formato y la estructura de la imagen, de esta manera descarta las partes vacías y sin texto y se centra allí donde hay caracteres. Divide, por tanto, el documento en varios sectores.
Una vez que los sectores principales (texto y sin texto) están delimitados, empieza a escanear más detalladamente cada sección, delimitando cuantas líneas, palabras y caracteres hay en cada sector.
Una vez detectado cada carácter, son examinados y analizados minuciosamente y se comparan con otras imágenes en la base de datos para ver las similitudes y así determinar de qué carácter se trata.
Para este proceso se tienen en cuenta miles de distintos caracteres comunes, presentados de distinta manera, para determinar cual efectivamente es el correcto.
Además, se tiene en consideración el contexto de los caracteres aledaños, utilizando también reglas gramaticales de cada idioma para ayudar a detectar de la mejor forma y mejorar el resultado.
Finalmente, el programa, tras analizar todos estos aspectos, toma la decisión y selecciona aquel que tiene mayor porcentaje de coincidencia. Todo esto en apenas unos segundos y aplicado a cada carácter en el texto.
Viéndolo así, se trata de una tecnología casi salida de la ciencia ficción, y que sin embargo lleva varios años entre nosotros, especializándose y mejorando cada día gracias al machine learning.

De modo que ya no solo se limitan a encontrar los caracteres, también los contextualiza, analiza y de esta manera obtenemos un resultado cada vez mejor, llegando a detectar, incluso, el idioma en el que están sin necesidad de que tengamos que especificarlo.

¿Cómo puede ayudarme un OCR?
Si bien solo explicando de qué se trata este tipo de tecnología, ya podemos hacernos una idea de cómo puede sernos útil y en qué aspectos podemos aplicarlo, vamos a explicar exactamente como la implementación de un software OCR puede ayudarnos en nuestro día a día.
Digitalizar una empresa o negocio no se trata solamente de adquirir e implementar software. Es una parte muy importante, evidentemente, pero estos softwares necesitan datos sobre los que trabajar.
Si nuestra empresa aún utiliza documentos y facturas en papel, o si algunos de nuestros clientes o proveedores aún entregan documentos físicos y otros en digital, no podremos llevar, por ejemplo, toda la contabilidad a través de un software, ya que faltarán documentos.
Es aquí donde un OCR puede ayudarnos a organizarnos y hacernos ahorrar muchísimos quebraderos de cabeza.
Ahorro de tiempo : Se acabó el tener que estar trasvasando los datos a mano desde el papel al ordenador. Ahora simplemente debemos adjuntar el archivo (ya sea foto o imagen) y en pocos minutos tendremos ya todos los datos en formato texto listos para copiar y pegar donde queramos.
Ahorro de espacio físico: Ya no es más necesario tener una pila de documentos y hojas catalogadas y separadas. Todos los documentos pueden estar igualmente organizados ― e incluso mejor ― en una sola carpeta del ordenador.  No más hojas sueltas y que se pierden fácilmente, no más habitaciones llenas de carpetas y documentos.
Base de datos: Si todos nuestros documentos están digitalizados, tendremos una base de datos completa, accesible y en la que será mucho más fácil buscar. Especialmente útil si tenemos nuestros documentos en la nube, ya que podremos consultarlos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Editables: Una de las mayores ventajas de la digitalización de documentos a través de un OCR es que podemos modificarlos una vez que están convertidos en texto. Rectificar, modificar, eliminar, podemos hacer cualquier cosa una vez que ya se ha transformado.

¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un OCR?
Como hemos mencionado anteriormente, existen muchos softwares y herramientas distintas y, si bien hay algunas genéricas, quizás no todos nos sirvan.
Una herramienta de reconocimiento gratuita online puede ser útil para una urgencia, un archivo sencillo que se sube y se detecta con un análisis básico. Sin embargo, si utilizaremos un OCR para digitalizar periódicamente, para documentos importantes, es recomendable utilizar softwares más complejos.
Cuando hablamos de complejo, no nos referimos a su interfaz, en la mayoría de los casos son muy intuitivos y fáciles de usar, sino a su proceso interno o funcionamiento. El caso del OCR de Klippa que mencionamos anteriormente es un buen ejemplo, ya que es muy sencillo de usar aunque se trate de una herramienta OCR muy potente.
Otro aspecto a tener en cuenta es la compatibilidad. En la gran mayoría de los casos, los documentos escaneados están en formato PDF. Sin embargo, quizás necesitemos que estén en formato para procesador de texto u hoja de cálculo. Es importante, por tanto, elegir un software versátil, que nos permita elegir el tipo de formato de salida.
Finalmente, si bien es difícil de detectar, debemos seleccionar un software que esté en continuo desarrollo. No confundamos esto con un programa que aún no está terminado, nos referimos a un programa cuyos desarrolladores están constantemente buscando maneras de mejorar ya sea la base de datos, como el funcionamiento o la interfaz.
Teniendo en cuenta nuestras necesidades y analizando bien las ofertas disponibles en el mercado, podremos tomar la mejor elección y decantarnos por la herramienta que más encaje con nosotros.
Conclusiónhttps://www.klippa.com/es/reconocimiento-de-texto-ocr/documentos-financieros/facturas
Hemos explicado qué son los OCR, cómo funcionan y cómo nos pueden ayudar, y hasta hemos incluido qué aspectos tener en cuenta antes de elegir una herramienta. Imaginamos, por tanto, que hemos cumplido con nuestra promesa y que, tras leer estas líneas, ya estás convencido y pensando cómo puedes aplicarlo en tu día a día.
Objetivamente, no hay motivos para no tener un OCR a mano.
Si queremos dejar atrás los documentos físicos y los miles de papeles que terminan, eventualmente, en la basura o perdidos, tendremos que digitalizarse y un OCR es la herramienta fundamental de la que partir.
Es cómodo, rápido y sencillo y, además, hace prácticamente todo el trabajo, nosotros solo subimos el archivo y el OCR se encarga del resto. Probablemente se trate de las herramientas más útiles que pueden existir, por lo que si aun no la estás utilizando, no esperes más y da el paso hacia el mundo digital.

Información: OCR para facturas de Klippa

Revista Transformación Digital

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