Situación actual  del mantenimiento en el Facility Management

Situación actual  del mantenimiento en el Facility Management
El 29 de junio tuvo lugar en las instalaciones de IFMA España (Asociación Internacional de Facility Management) la Mesa Redonda “Situación actual, retos y tendencias del mantenimiento en el FM”. En esta conferencia, Arturo Paniagua –Critical Facilities Site Manager en CBRE- Juan Espejo – Gerente de Patrimonio Distribución en Ferrovial Servicios- y Susana Barrado – Head Technical Services in Operations Performance Spain de ISS- expusieron la situación actual en la que se encuentra el sector del mantenimiento dentro del Facility Management, tocando puntos como la digitalización y uso de la tecnología, la sostenibilidad, nuevos modelos de gestión o los retos poscovid y exponiendo las posibles opciones para trabajar de manera conjunta hacia un futuro innovador, aportando el mayor valor para la sociedad. La Mesa Redonda estuvo moderada por José Antonio Pedride de Sodexo Iberia y María Segovia de Ferrovial Servicios, ambos miembros de la Comisión de Trabajo de “FM por Sectores y Normalización” desde la cual se enclavó este evento.

De izquierda a derecha: Guillermo Montis, de Neinver, vocal de la Junta Directiva y Director de la Comisión de FM por sectores y Normalización de IFMA España; María Segovia, de Ferrovial Servicios y miembro de la Comisión de FM por sectores y Normalización de IFMA España; Arturo Paniagua, de CBRE; Susana Barrado, de ISS; Juan Espejo, de Ferrovial Servicios; José Antonio Pedride, de Sodexo y miembro de la Comisión de FM por sectores y Normalización de IFMA España.

La sesión se dividió en cuatro bloques, marcados sin duda por la covid-19 y los nuevos retos en la nueva normalidad. Como no podía ser de otra manera, la gestión de la pandemia, los retos poscovid en el mantenimiento y el papel esencial del Facility Manager abrieron la mesa de debate. Los ponentes tuvieron lugar de exponer las experiencias vividas en sus respectivas compañías con respecto a la gestión de la crisis provocada por la parada abrupta de casi cualquier actividad.

Para Susana Barrado, de ISS, la nueva forma de trabajo pasa por “utilizar más la tecnología y no tanto la presencialidad en los centros. Es importantísimo, aunque ya existan los protocolos de cierre y arranque en las empresas, tener muy claro que situaciones de estas van a ser cada vez más comunes y debemos estar preparados para ello”.

Juan Espejo, de Ferrovial Servicios, destacaba las 4 lecciones aprendidas: “las relacionadas con la formación de los riesgos biológicos, la adaptación a las necesidades del cliente, la gestión de recursos humanos vinculada a los grupos burbuja y la gestión de compras ante una situación tan atípica con unos plazos de entrega inciertos y unos precios disparados”.

Arturo Paniagua, de CBRE ponía el foco en “la capacidad de adaptación ante la confusión y la toma de decisiones. Las primeras de ellas siempre serán organizativas, para conservar la Oseguridad de las personas y seguir facilitando servicios e instalaciones. Está claro que tenemos que saber adaptarnos, tener elementos contractuales más accesibles y, a nivel técnico, la calidad del aire en sentido amplio es un valor que debemos dar a nuestros clientes. Ya no es solo la temperatura y la humedad, sino que el control de los niveles de oxígeno son los necesarios para garantizar la seguridad de las personas y que ellas lo sientan así”.

Nuevos modelos de gestión en el mantenimiento
En este segundo bloque  se debatieron los nuevos modelos de gestión en el mantenimiento, con la idea de profundizar en los nuevos modelos de trabajo, dentro de los servicios de mantenimiento y en un contrato de Facility Management.

“En Ferrovial Servicios aplicamos las 5S para el mantenimiento: el orden, sumamente útil en almacenes para garantizar la seguridad del personal y el control de stock; un panel de organización, para planificar el trabajo semanal en unos pocos minutos; el fortalecimiento de la formación de los operarios, de manera que contemos con perfiles polivalentes; el estudio de tiempo, para optimizar los tiempos de desplazamiento y reducir costes; La implicación de los trabajadores en las organizaciones proponiendo medidas de mejora y, por último, el control mediante KPI’s, para controlar los posibles desvíos”. Comenta el Gerente de Patrimonio Distribución de Ferrovial Servicios y asegura que “llevar a cabo esta metodología no implica aumentar los recursos ni invertir más. Supone hacer las cosas distintas, pensando en cómo hacerlas más eficientes”.
También se habla de efectividad desde CBRE, a la hora de llevar a cabo la puesta en marcha de contratos de arranque con nuevos clientes. Arturo Paniagua asegura que en “CBRE ponemos especial atención a nuestro aterrizaje. Tenemos un departamento para transicionar de la mejor manera posible los nuevos contratos con los clientes. Hay muchos ámbitos del contrato que se deben analizar bien, por lo que no se puede empezar de la noche a la mañana. Los 6 primeros meses son los más importantes, es donde se aplica e interpreta el contrato y surge la adaptación. Es esencial tomárselo con tranquilidad, porque son decisiones que afectan a toda la vida del contrato”.

Para poder llevar a cabo las propuestas de este bloque, es necesario contar con personal cualificado, capaz de entender las necesidades del cliente y aportarle valor. La Head Technical Services de ISS asegura que “el perfil ha evolucionado. Pasamos de la figura del encargado de mantenimiento, con conocimientos muy profundos y sin una formación reglada de alto nivel a un perfil más técnico e ingeniero, con estudios superiores, con mucha base técnica pero poca experiencia de campo. Ahora se están formando perfiles más polivalentes: un Facility Manager con habilidades de ingeniero. Una persona normalmente joven, abierta a los cambios, a querer hacer las cosas de otra manera”.

Tecnología, digitalización e innovación
En este tercer bloque se trató el aspecto que más ha revolucionado el mundo empresarial en los últimos años: la innovación digital. Los ponentes expusieron sus puntos de vista acerca de la digitalización y la interacción con los clientes y empleados, poniendo en alza el valor del Facility Manager.

Para el Critical Facilities Site Manager de CBRE “es necesario contar con la digitalización si las empresas buscan diferenciarse y el Facility Manager debe tener conocimientos de tecnología aplicada a su sector. Debemos conocer las necesidades de los clientes y hablar su lenguaje, tener la capacidad de ver el salto tecnológico para digitalizar y automatizar procesos. Ponemos el gran foco en el Big Data que es, indiscutiblemente, el futuro”.

Pero ya no solo desde el punto de vista de los clientes, sino mirando hacia las compañías y los propios empleados. “Si los empleados no tuvieran herramientas tecnológicas no podrían trabajar de forma autónoma, su trabajo no será igual”. Cuenta Juan Espejo, de Ferrovial Servicios. “Es necesario que los trabajadores cuenten con smartphone y parque móvil con sistemas de internet para poder recibir órdenes de trabajo, adjuntar imágenes, que incluyan sistemas de geolocalización para optimizar los tiempos. Y no solo eso, los Facility Managers cuentan con datos en tiempo real y les capacita para dar feedback a los clientes en tiempo real”.

Y en este bloque también se incluyó el debate de la tecnología frente a las personas. Los límites de la digitalización, el impacto social y los componentes éticos. “Es necesario encontrar el equilibrio. Las personas siempre van a estar ahí y deben estar. ¿Cómo puede aceptar una empresa que el mantenimiento se va a hacer completamente en remoto y automatizado?” – pregunta Susana Barrado, de ISS – “Dándole a entender que detrás trabaja un equipo de personas controlando y dando soporte siempre. El tema de la tecnología está aquí, es una realidad, pero hemos de educar a las empresas al cliente para entenderlo. Hay que implantar un modelo de datos, como ya han comentado mis compañeros, sin menospreciar nunca a la parte humana, porque sin ella sería imposible que el resto funcionara”.

Sostenibilidad y responsabilidad social corporativa.
En el último bloque de debate se hizo mención nuevamente a las personas, en relación con la sostenibilidad y los criterios de Responsabilidad Social Corporativa. En él se hace referencia a aspectos como la inclusión de la mujer en el sector del mantenimiento.

Barrado, de ISS, afirmó con rotundidad que se estaba produciendo un cambio, aunque “aún no hay un gran porcentaje femenino en el ámbito del mantenimiento ni en perfiles más técnicos como ingenierías, pero se ha avanzado. Las empresas ahora tiendan a tener paridad, pero aún cuesta encontrar estos perfiles en el mercado. Es una cuestión de educación y de encontrar referentes femeninos y masculinos en diferentes roles y sectores”.

En relación a los nuevos talentos y perfiles junior, Paniagua, de CBRE confirmaba que “el sector del mantenimiento es muy dinámico, muy orientado a proyectos y al cliente. Cuando se firman contratos se necesita gente y con una cierta rapidez para que el periodo de transición sea el mínimo posible, por lo que es necesario contar con profesionales que puedan ayudarnos con la selección de personas. Fomentamos que nuestros empleados nos recomienden a gente de su entorno y también tenemos muy en cuenta un aspecto que no puede pasarse por alto: el de la cantera. Los convenios con la Formación Profesional son esenciales, de cara a poder ofrecerles después un contrato laboral.

“Estoy de acuerdo con Arturo en relación a la captación de talento y los perfiles más jóvenes”, aseguraba Javier Espejo. “En Ferrovial Servicios trabajamos con escuelas donde proporcionamos certificados de profesionalidad, acompañando a los recién titulados y, cuando hay vacantes, los incorporamos a la empresa. A nivel de estructura, también trabajamos con programas en los que los empleados cada 6 meses rotan por 4 unidades de negocio distintas para que a los 2 años tengan un perfil muy polivalente”.

IFMA España, el capítulo español de la International Facility Management Association, se creó en enero de 2011. Su objetivo es promover el conocimiento del Facility Management y del valor añadido que aporta al mundo empresarial y a la sociedad esta disciplina. Su Presidente es Enrique Carrero.
Recordemos que los Facility Managers son los profesionales encargados de gestionar todos aquellos aspectos que hacen que organizaciones y empresas sean más eficientes y productivas en oficinas, instalaciones, industrias, e infraestructuras públicas y/o privadas, etc. El perfil de asociado es el de profesionales independientes, Facility Managers de empresas y empresas proveedoras de servicios, de consultoría o clientes.

IFMA España promueve tres líneas estratégicas: celebración de eventos centrados en áreas específicas de alto interés profesional donde también se potencie el networking; una oferta formativa potente y actualizada y, en tercer lugar, una apuesta por la investigación (Research) que aporte valor a toda la comunidad de gestión integral de bienes y servicios. Para alcanzar este último objetivo, IFMA España cuenta con varias comisiones de trabajo especializadas y que funcionan como grupos de trabajo colaborativos en donde compartir el conocimiento es la máxima principal.

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