La Digitalización en Bodegas y Denominaciones de Origen

Revista Transformación Digital | martes 12 - noviembre - 2019

La Digitalización en Bodegas y Denominaciones de Origen
Autor: Jorge Maestre Director Multitec – Zaragoza

Desde hace unos años, el sector vitivinícola se ha convertido referente de la integración entre tradición e innovación. El crecimiento de este sector se ha basado en la capacidad de los responsables de las bodegas para adaptarse a los cambios en el mercado y a la ya indispensable transformación digital o digitalización.

Crecimiento de las bodegas españolas.
¿Sabías que nuestro país es pionero en producción, venta y exportación de vino? Estos datos no son casualidad. Al clima privilegiado, que permite una perfecta elaboración, hay que sumar también el excelente trabajo de los responsables de las bodegas españolas que, en gran medida, han sabido adaptarse a los nuevos tiempos y dar el paso a la transformación digital.

Los datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) confirman el crecimiento sostenido del sector en nuestro país, donde se registraron 4.373 bodegas en el año 2018 (un 7 % más que el año anterior) y se produjo un incremento de las exportaciones de más de 3.290 millones de euros.

La venta de vino online ha crecido a pasos agigantados en estos últimos años porque este escaparate digital representa el punto de encuentro ideal entre la creciente demanda mundial y la necesidad de los bodegueros españoles de aumentar su cuota de mercado mediante la modernización y adaptación a una nueva demanda mucho más dinámica. Este equilibrio perfecto entre tradición e innovación ha permitido a muchas bodegas alejarse del riesgo de desaparición y garantizarse un futuro a medio y largo plazo.
Si eres propietario de una bodega, ya sea grande o pequeña, las siguientes líneas te interesan.
Digitalización integral en las bodegas.
La llegada de tecnología al sector vitivinícola ofrece herramientas y mecanismos para mejorar procesos y actividades que hasta hace unas décadas se realizaban de forma manual. Posiblemente, la transformación más profunda es la que se observa en los siguientes procesos de negocio:

  • Cultivo y recolección: existen numerosas aplicaciones que permiten controlar en tiempo real y desde cualquier lugar las condiciones de los viñedos (p. ej. temperatura y humedad) y de esta manera tomar decisiones mucho más eficaces basada en la información acumulada a lo largo del tiempo. Los drones también han pasado a formar parte de la revolución digital de las bodegas: mediante la captación de imágenes o vídeos aéreos de los cultivos, el responsable de una bodega puede realizar un seguimiento a tiempo real de las vides, analizar cuál es el mejor momento para la recolección o actuar inmediatamente en caso de plaga.
  • El proceso de fermentación también se ha digitalizado en los últimos años y los responsables bodegueros pueden controlar con total precisión desde el ordenador las características químicas del vino y condiciones de fermentación en la cuba lo que posibilita el control de fase de la curva de fermentación del producto. Eso sí, el gusto y el olfato de los expertos siguen siendo las herramientas más fiables en este sentido.
  • Almacenamiento y logística: la tecnología ofrece un sistema de almacenamiento de las barricas y de selección del vino de una forma automática. Hoy en día las grandes bodegas cuentan con sistemas robóticos para el movimiento de barricas y el transporte de estas de un lado a otro del almacén. Mediante identificadores únicos, es posible realizar una trazabilidad total de cada barrica (tipo de madera, antigüedad, número de llenados, tipos de vino contenidos, etc.). Así, se reduce el coste de gestión de inventarios y de almacenamiento manual, además de posibilitar el acceso en tiempo real al inventario de la bodega.
  • Embotellado y etiquetado: una vez más, la robótica nos permite ahorrar tiempo y costes para mejorar y agilizar uno de los procesos más costosos como es el del embotellado. Pero el último paso antes de poner a la venta el vino es el etiquetado, también automático en las principales bodegas. Líneas robotizadas permiten un etiquetado limpio cumpliendo con cada una de las legislaciones según la denominación de origen.
  • Ventas: Gran parte de los productores de vino comercializan desde hace tiempo sus productos mediante canales digitales que representan una opción económica para alcanzar nuevos clientes y mercados extranjeros, pero no exenta de retos, ya que deberán estar preparados para interactuar con una competencia voraz muy numerosa. El éxito y fracaso en este punto dependerá de la capacidad del equipo de la bodega para diferenciarse del resto.
  • Administración: Toda la información recogida a través de los drones, sistemas de automatización, control de viñedo o estado de la uva se extraen directamente en el sistema de digital de cada bodega. Obtener estos datos de forma digital permite acceder de una forma rápida y segura a toda la información desde cualquier lugar. Pero, además, según la antigüedad que tenga una bodega o denominación de origen existirá multitud de documentación histórica muy valiosa. La necesidad de digitalizar archivos históricos permitirá conservar, catalogar y divulgar los orígenes de una bodega y sus entresijos.

La digitalización de las pequeñas bodegas.
El crecimiento de una bodega parece un escenario idílico, pero, lo cierto es que solo el 11 % de las bodegas ha sabido adaptarse a un modelo de transformación digital completo. El principal motivo es una inversión insuficiente.

Según datos del INE, 8 de cada 10 bodegas en España son de pequeño tamaño, es decir, con un número muy limitado de trabajadores. Esto supone, en la mayor parte de las ocasiones, una capacidad de inversión reducida, lo que implica una gestión responsable y concienzuda del presupuesto en el que, lamentablemente, la digitalización no tiene cabida.

Aunque la transformación digital requiere una visión de 360 º del negocio para aunar todos los departamentos y áreas de la empresa bajo un prisma tecnológico, lo cierto es que cabe avanzar en la modernización de las bodegas de forma escalonada para impulsar su crecimiento paulatino mediante la mejora de la eficiencia y un mayor crecimiento.

¿Qué estrategia adoptan las pequeñas bodegas ante esta coyuntura? El primer paso suele ser la apertura de una tienda virtual que representa tan solo un pequeño paso dentro de la estrategia de digitalización de una bodega que deberá incluir la adopción de técnicas y herramientas en todas las áreas de negocio con la implicación de todos los trabajadores. Digitalizar es mejorar los procesos, aumentar la eficiencia y multiplicar la productividad en todos los ámbitos, de forma que la bodega gane notoriedad, posicionamiento e interacción con tu cliente potencial.

Beneficios de la digitalización y gestión documental en bodegas.
Ahorro en espacio: las bodegas, grandes o pequeñas, manejan una cantidad sustancial de documentos e información que debe archivarse correctamente bien por exigencia legal o por valor histórico. Aunque las bodegas suelen disponer de amplias instalaciones donde el espacio no es un problema, muchas veces, no están debidamente acondicionadas para custodiar y albergar documentos.

  • Agilizar los procesos de trabajo: se estima que cada trabajador pierde alrededor de una hora cada día localizando documentos en papel o digitales. Un sistema robusto de gestión documental es capaz de reducir drásticamente estas cifras y liberar horas de trabajo del personal que podrán dedicarse a las tareas relevantes.
  • Prevención de la perdida de información mediante la generación de copias electrónicas de los principales documentos y datos importantes. En este punto, también se recomienda realizar copias de seguridad regularmente para que, en caso de pérdida o destrucción, sea posible recuperar el documento digital.
  • Cuidado del medio ambiente: gracias a la digitalización de documentos y archivos se puede reducir el gasto en impresiones, papel y tinta.
  • Cumplimiento legal: las herramientas digitales permiten controlar, restringir y registrar el acceso a la información confidencial de la empresa lo que facilita el cumplimiento de la normativa legal vigente que resulta prácticamente imposible con documentos en papel.
  • Conservación de archivos históricos: existen bodegas y denominaciones de origen muy antiguas que conservan un fondo documental riquísimo de gran valor histórico con información sobre el origen y la historia de cada una de ellas. Es posible rastrear la identidad de una bodega a partir de su material promocional antiguo, manuales sobre procesos de trabajo, telegramas, memorándums, libros de contabilidad, recibos, facturas, derechos de propiedad, nóminas, imágenes, fotografías, inventarios, libros de viñas, planos, escrituras antiguas, impresos o listas de exportación. Una historia con solera permite cimentar una buena identidad corporativa que, de forma indirecta, se traduce en mayor atractivo de marca y mejores ventas. Por este motivo, la conservación de este patrimonio documental no debería perderse en ninguna circunstancia y la inversión en la digitalización de los archivos históricos de las bodegas debe contemplarse como una inversión que podrá rentabilizarse mediante la captación del interés de los clientes potenciales.

    Herramientas para la transformación digital en el sector del vino.
  • Digitalización y escaneo de documentos: el escaneo y digitalización de documentos relevantes es una de las prácticas más recomendables para cualquier tipo de organización. Es la manera más sencilla y útil de optimizar y aligerar la gestión de la información: facturas, documentos de personal, albaranes, correspondencia, nóminas, seguros, manuales técnicos, declaraciones, planos y muchos más. La gestión diaria de todos los datos lleva a un descenso de la productividad en el puesto de trabajo, además de ocupar un espacio valioso. Por eso, en Multitec S.A. ponemos a su disposición herramientas especializadas y expertos que pueden acompañarle en los primeros pasos de la transformación digital de su negocio.
  • Grabación de datos: determinados datos que llegan en papel deben transferirse al entorno digital y, a menudo, las empresas no disponen de otro sistema que la introducción manual mediante teclado en los programas informáticos de gestión. Multitec S.A. es capaz de recuperar estos datos relevantes del papel mediante sistemas automatizados y manuales con costes más competitivos.
    La digitalización de una bodega obliga a transformar las costumbres tradicionales y adoptar nuevos métodos que permitan modernizarse y ser más eficientes; todo ello sin perder la esencia.

Contacto: multitec@multitecsa.es

 

 

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