Los archivos deben tener una política clara de gestión documental.

Revista Transformación Digital | miércoles 26 - junio - 2019

José Mª Nogales Herrera (Archivero del Ayuntamiento de Alcalá de Henares y Presidente de ANABAD)
Intervención en el desayuno sobre la situación y perspectivas de los archivos públicos en 2019» ODILO y la Sociedad Española de Documentación e Información Científica (SEDIC),

José Mª Nogales Herrera destaca de nuevo el trabajo que se ha realizado en los archivos durante los últimos 40 años. Aun no siendo suficiente, en los últimos años son muchos los municipios que han puesto en marcha sus archivos locales. No siempre los municipios cuentan con los recursos materiales o plantilla profesional suficientes para poner en marcha estos archivos, pero si es necesario que tengan una política clara de gestión documental.

Todos los ayuntamientos están en la misma situación legal, aunque se ha redactado una nueva Ley Regional de Archivos para sustituir a la que ha quedado obsoleta, pero aún no ha entrado en vigor. Pero no solo vale con disponer de la legislación correspondiente, si no que es necesario que estas leyes se cumplan en su totalidad. Un ejemplo lo vemos en la necesidad de ampliar el plazo de ejecución de la Ley 30/2015, más allá de una imposibilidad material de llevarla a cabo se ha dado una falta de previsión que ha forzado la necesidad de dar una prórroga.

Este camino hacia lo digital no solo está impuesto legalmente, si no que la tecnología a avanzado y la sociedad está adaptando estos nuevos modelos en la vida cotidiana. La administración no debe quedarse atrás en este cambio hacia lo digital. Esta transformación va más allá de la digitalización de la documentación en papel. “Tienen que convivir el archivo tradicional en papel y en pergamino […] con la documentación nativa digital”. Las aplicaciones que se desarrollen deben cubrir estas dos posibilidades, de archivo tradicional y archivo electrónico.

El igual que los ponentes anteriores, José Mª Nogales Herrera recalca la necesidad de que el archivo mantenga las funciones tradicionales de preservación, conservación, descripción, y servicio, de los archivos físicos; pero el archivo electrónico administrativo debe formar parte de todo el ciclo de vida de los documentos de forma colaborativa con otros departamentos de la administración. Esta gestión de todos los tipos de documentación durante el proceso completo debe realizarse desde una plataforma integrada que permita tramitar desde una única aplicación todo el proceso documental.

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