La archivística en sí no cambia, lo que hace es adaptarse.

Revista Transformación Digital | miércoles 26 - junio - 2019

Mª Paz Sánchez Funenga (Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid)
Intervención en el desayuno sobre la situación y perspectivas de los archivos públicos en 2019» ODILO y la Sociedad Española de Documentación e Información Científica (SEDIC),

Mª Paz Sánchez Funenga focaliza su comunicación en el ámbito de las comunidades autónomas, aunque la comunidad por la que se ve representada es la Comunidad de Madrid, coincide en que todas las comunidades autónomas tienen en común una legislación en la que basar su trabajo. Más allá del impulso que se ha dado en los últimos años a la legislación del archivo electrónico único, los archivos cuentan con legislación anterior que regula los procedimientos y que debe cumplirse. Es importante que las empresas de software tengan en cuenta esta tradición documental a la hora de plantear el diseño y funcionalidades de sus herramientas.

Como hizo Gerardo Bustos en su comunicación, Mª Paz Sánchez Funenga destaca la necesidad de tener en cuenta el expediente desde el mismo momento en el que se crea. El archivo es por tanto una institución presente en todo el proceso documental, no solo en el cierre del expediente.
En la etapa digital en la que nos encontramos no solo se debe tener en cuenta la preservación a largo plazo, si no también la posibilidad de eliminación o expurgo del mismo modo que viene haciéndose en los archivos físicos. Son tres los aspectos más relevantes en la gestión documental tradicional que destaca Mª Paz Sánchez Funenga: los cuadros de clasificación, el ciclo de vida de los documentos (paso de un archivo a otro, transferencias…), y el expurgo. Es necesario mantener estos procesos que se dan en el modelo de archivo tradicional, a la actual situación de archivo electrónico. “La archivística en sí no cambia, lo que hace es adaptarse”.
Todos los cambios hacia el modelo digital son adecuados y deben realizarse, pero estos nuevos servicios deben cumplir en todo momento con los certificados correspondientes. También es importante que se unifiquen los procedimientos usando aplicaciones que permitan seguir todo el proceso de gestión documental.

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