El archivo debe estar presente en toda la vida del documento.

Revista Transformación Digital | miércoles 26 - junio - 2019

Gerardo Bustos Pretel (Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda)
Intervención en el desayuno sobre la situación y perspectivas de los archivos públicos en 2019» ODILO y la Sociedad Española de Documentación e Información Científica (SEDIC),
“El archivo es una parte del proceso de tramitación (de gestión), del procedimiento administrativo”, Gerardo Bustos aborda su intervención destacando la importancia de considerar al archivo como un elemento vivo dentro de la institución que debe estar en línea con el resto del ministerio.
Los archivos no son un proyecto aislado. Los ministerios deben replantearse la estructura interna y las competencias de los archivos dentro de las de instituciones. El archivo debe estar presente en toda la vida del documento. La subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda ha optado por la incorporación una nueva función de coordinación de la política de gestión de documentos electrónicos de todo el Ministerio.
El archivero, y por tanto el archivo, debe tener un papel importante dentro del ministerio en todo lo referente a la gestión documental, puesto que es la persona que mejor conoce el proceso. Tradicionalmente la gestión de documentos suele estar coordinada, bien por el ámbito del archivo, bien por la parte tecnológica, pero es importante que quede definida en algún punto para que no deje de tenerse en cuenta. No debemos olvidar que los archiveros cuentan con una posición ventajosa respecto a otros profesionales en el conocimiento de la gestión documental, a falta de posicionarse un poco más en el tema de la administración electrónica.
Todo esto debe enmarcarse en el proceso de transformación digital en el que nos encontramos. Esta transformación se debe tener presente cuando hablamos de archivos, tomando especial relevancia el archivo electrónico único. Durante los últimos años nos hemos centrado en las fechas de aplicación del archivo electrónico único olvidando el procedimiento electrónico. Es necesario que haya una gestión electrónica de la documentación para que el archivo electrónico único pueda cumplir con sus funciones. El avance tecnológico es muy rápido por lo que los archivos deben saber adaptase a tiempo y de la forma más correcta posible. En este sentido aún queda mucho por hacer, pero ya tenemos mucho camino recorrido.

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