Eliminar los tickets de gasto.

Revista Transformación Digital | martes 02 - octubre - 2018

Tickets de gasto. Cómo eliminar esos “papelitos” indispensables que dan dolor de cabeza
Autor : Marcos Yebra Galán
Analista Desarrollo de Negocio Normadat SA

Los tickets son las facturas simplificadas de vuelos, hoteles, comidas, taxis y demás gastos de los que hacemos acopio a lo largo de las semanas en el ejercicio de nuestra profesión y que luego reportamos al departamento correspondiente, generalmente financiero, de pagos o contabilidad para ver satisfechos todos esos gastos en los que hemos incurrido.
Se ha repetido en numerosas ocasiones que debemos tener en cuenta que los tickets no son facturas completas, son facturas simplificadas y, por tanto, no sirven para deducir el IVA, sólo podremos hacerlo de facturas completas u ordinarias.
¿En qué se diferencian las facturas completas de las facturas simplificadas?
Lo más significativo de los tickets o facturas simplificadas es que se emiten hasta los 400€ (IVA incluido) y no tienen el CIF del receptor. Es decir, son unas facturas que sirven como comprobante de pago y que tienen unos campos de información mínimos:
Número de factura simplificada, fecha de expedición, nombre o razón social y NIF, concepto (descripción del producto o servicio prestado), tipo impositivo aplicado, importe total.

Con carácter general esto nos debe servir sobradamente para identificar un ticket o factura simplificada, aunque hay otros casos en los que se puede emitir un ticket, como son los nombrados en el RD 1496/2003, artículo 4 “Documentos sustitutivos de las facturas”.
Una vez identificados los tickets o facturas simplificadas vamos al meollo de la cuestión: ¿Realmente son un problema importante de gestión dentro de una empresa?
Los tickets existirán mientras existan bienes o servicios que haya que pagar y posteriormente justificar como gastos ante la empresa si pretendemos que nos restituyan lo gastado. Por tanto, seguiremos presentando justificantes de nuestros gastos al departamento de contabilidad y éste deberá contabilizarlos, aprobarlos y pagárnoslos, así que la respuesta a esta pregunta es sí. Los tickets son una tarea importante en la gestión de una empresa.

¿Cuánto gasto le puede suponer a una empresa la tramitación de los tickets?
Según un estudio realizado en 2010 en USA por la empresa Concur, los gastos de los viajes de los empleados de una empresa pueden llegar a costarle a ésta entre 7,17 dólares por gestión de una nota de viajes para las empresas que lo tengan todo perfectamente gestionado y medido, y llegar hasta los 41,12 dólares en las empresas que no hayan implementado una política de viajes eficaz. Definen los costes de los gastos de viajes por empleado en unos 25€ para la media de empresas.
¿Cuánto tiempo puede invertir el departamento correspondiente en su contabilidad y tramitación?
El tiempo invertido en la contabilidad y tramitación de los tickets es considerablemente alto y consiguientemente su coste asociado. Tengamos presente que el coste del tratamiento de una nota de gastos se compone de varios conceptos. Costes relacionados con la contabilidad, con la auditoría de gastos, con el reporting, las autorizaciones, la conciliación con tarjetas bancarias…
Parece que todo esto nos lleva a formular la pregunta más práctica de todas:
¿Hay soluciones tecnológicas que me ayuden con esto?
Sí. Y muchas. Veamos aquí algunas de ellas

Enlace: https://www.normadat.es/servicios/backoffice-bpo/tickets-y-notas-de-gasto

 

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