La Transformación Digital, ¿y Documental?

AdeA Ingeniería Documental, compañía de Gestión Documental, ha organizado un desayuno de trabajo bajo el título: “Transformación Digital ¿y Documental?”, en la que  un centenar de directivos de empresas y representantes de instituciones públicas, se han dado cita en el Club Financiero Génova de Madrid, para conocer en qué medida la transformación digital en la que estamos inmersos, está modificando nuestra sociedad en general y la tradicional Gestión Documental en particular.
Tras un vídeo presentación, José Miguel Arellano, Director Comercial de AdeA, ha hablado de la realidad y actualidad de la compañía, manifestando que “AdeA son nuestros clientes; y que el recorrido conseguido es gracias a ellos”.
A continuación, Jesús Pérez Narezo, Director General de AdeA,  ha dado una visión de la situación socioeconómica existente debida a la Transformación Digital. “Es innegable –ha señalado- que existe un cambio en nuestros usos y costumbres, en mayor o menor medida dependiendo de cada individuo y sus circunstancias (edad, capacidad económica, educación, etc.), ahora hablamos de evolución digital, la Transformación Digital ya se ha producido, ahora, estamos evolucionando”. Pérez, planteaba “¿por qué hablamos de Transformación Digital?”, encontrando respuesta en las tendencias tecnológicas como son la nube, SoLoMo, Big Data, impresión 3D, aprendizaje automático, internet de las cosas, realidad aumentada y robótica aumentada entre otros.

“En el terreno empresarial, la transformación es mejorar las experiencias de tus clientes, empleados, proveedores, socios y accionistas. El auge de la tecnología ha cambiado a la sociedad en su conjunto y, por tanto, a los clientes, lo cual ha abierto una ventana de oportunidad de nuevos negocios y de transformación de los actuales, pero es cierto que también existe un riesgo de adaptación para los negocios tradicionales”, ha señalado Pérez Narezo, apuntando a la Transformación Digital como nexo entre experiencia del cliente, mejora continua y mejora de servicio.

El Director General de AdeA ha subrayado que “el conocimiento se valora como el motor de la sociedad actual, donde la adaptación a los nuevos modelos requerirá mucha agilidad en los negocios; y en este contexto ha dicho que “los procesos internos de las empresas deben responder a la inmediatez requerida por el mercado”.

Adolfo Prieto, Dirección General de la Policía – Área de Informática, expuso un caso práctico de Transformación Digital en la DGP, dando una visión práctica de como la Transformación digital afecta a la Dirección General de la Policía”digitalizar el archivo para que no sea necesaria la copia en papel de atestados es uno de los grandes retos”, señalaba.

Tras un Coffe Break, turno para Emilio-Daniel Pérez, del despacho Belzuz Abogados, que expuso sobre “el reto de la adecuación al nuevo RGPD, cambios más importantes y nuevos requerimientos”.Pérez explicaba que el nuevo RGPD surge de “la necesidad de armonización y también de elevar el nivel de protección de personas físicas”. “El nuevo RGPD también supone la eliminación de obstáculos a la circulación de datos personales”.

También explicó que “el encargado del tratamiento pasa de ser una figura pasiva a tener más actividad; además de las obligaciones que tenía debe garantizar que las personas de su núcleo (como empleados) cumplan.

La jornada la ha cerrado Ralf Stiegelmeier, country manager de SER Solutions Iberia, que ha tratado sobre las Tecnologías aplicadas a la gestión de la Información y AdeA y su tecnología de vanguardia en la Gestión Electrónica Documental.

Stiegelmeier  comentaba sobre la gran cantidad de datos que generamos y apuntaba que “el reto de la Transformación Digital es generar valor a partir de los datos”, ha hablado de las bondades de un gestor documental, explicando que se trata de una plataforma diseñada para gestionar documentos individuales o agrupados como expedientes de forma segura, coherente y totalmente compliance.
“Evita la incertidumbre y el riesgo de no haber encontrado el documento exacto y en la versión correcta y asociado con el expediente y el workflow adecuado. Garantiza que el documento es único en toda la organización, que es inalterable e imborrable según las normas de preservación y ley de protección de datos. Provee la capacidad de localizar los documentos y expedientes por múltiples vías de consulta a través de su esquema de metadatos sin fallos ni errores Puede resolver cualquier proceso de negocio complejo donde es necesario disponer de los documentos y expedientes probatorios”.

El representante de SER Solutions Iberia se refirió a la tecnología utilizada por AdeA como una garantía para evitar el riesgo de pérdida de información que supone almacenar documentos en estructuras rígidas, mono-dimensionales y residentes en unidades locales, de red e incluso en la nube bajo el típico modelo de carpetas; con la ventaja de poder disponer de una verdadera organización de expedientes, estáticos y dinámicos para gestionar todos los documentos referentes a un caso de negocio. También se evita –dijo- el problema de incrementar el parque de aplicaciones de negocio, recurriendo a plataformas heterogéneas de alto coste y complicadas de integrar. Todo lo resumió en “obtención de eficacia, rapidez, garantía y trazabilidad” y la tranquilidad de no tener que preocuparse en adelante por cumplir con la LOPD (Ley de Protección de Datos), la GDPR (European General Data Protection Regulation) y la AEAT (Normas de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria).

“Un ECM debe dar respuesta a los retos de las TI: manejar datos y documentos de toda la organización, incrementar la productividad, unión, maximización de beneficio, tecnología y conocimiento”.

Conscientes de la importancia del entorno digital en el que nos encontramos, AdeA apuesta por las soluciones digitales, con especial interés en la Transformación Digital de los Documentos. En este sentido, AdeA cuenta con  AdeA Digital, un valor añadido, desarrollada con el objetivo de dar un paso de gigante hacia el mundo digital. Se trata de la línea de negocio de AdeA que nace con el objetivo de ayudar a las empresas en su Transformación Digital, dando respuesta a las crecientes necesidades de gestión documental electrónica de sus clientes, y de aquellas empresas que confíen en entorno digital como una apuesta de mejora en todos o de alguno de sus procesos de negocio.

Fundada en 1995, ADEA presta servicios de gestión documental a través una oferta que abarca todo el ciclo de vida de la documentación, desde su creación hasta su destrucción, pasando por la clasificación, la digitalización, la custodia física y la consulta. Su oferta cubre desde el análisis preliminar del flujo de documentos dentro de una empresa hasta el diseño integral, implementación y mantenimiento de los procesos de gestión documental de una organización. La compañía cuenta con más de 30.000 metros cuadrados de instalaciones, distribuidos en 14 centros de trabajo: Zona Centro peninsular (7), Aragón (1) Canarias (3), Portugal (Lisboa y Oporto) y Bogotá (Colombia), y emplea a más de 350 profesionales. En el año 2016, AdeA alcanzó unos ingresos cercanos a los 15 millones de euros.

 

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