La gestión integral de expedientes

Revista Transformación Digital | jueves 23 - marzo - 2017

La forma de trabajar ha cambiado debido a la incorporación de las tecnologías de la información en las empresas e instituciones, para llevar a cabo distintos procesos internos; lo cual repercute directamente en los actuales servicios de información y documentación.

La información interna y externa de la empresa es muy importante, además de un elemento clave y estratégico de cara a la competitividad de las organizaciones, por lo que es esencial la aplicación de un sistema de gestión electrónica en la organización.

La gestión electrónica de documentos (GED) ha evolucionado rápidamente desde su nacimiento. En estos primeros tiempos el GED se definía como un sistema de tratamiento de la documentación de una organización que combina la imagen con información textual asociada a ella. Surge también, en este primer momento, la tecnología OCR o de reconocimiento óptico de caracteres que goza de gran importancia, ya que permite, mediante la captura de los datos que los documentos en papel, convertir la información a formatos electrónicos capaces de ser interpretados por otros sistemas.

Los documentos electrónicos y su gestión, cada día más sofisticada, han pasado de ser una fuente de información estática a considerarse como un elemento clave y fundamental en la toma de decisiones de alto valor, un pilar básico de cara a las ventajas competitivas que posee.

El valor actual del documento dentro de las organizaciones está determinado por las características de los actuales documentos electrónicos; pueden combinar diferentes unidades de información (texto, imágenes estáticas, en movimiento, voz, etc.). Con el paso del tiempo su contenido puede cambiar de soporte, se puede cambiar rápidamente, son fácilmente reproducibles, admite múltiples formatos de lectura .En la actualidad han aparecido diversos productos informáticos destinados al control y gestión integral de documentos electrónicos, los sistemas o herramientas GED (Gestión Electrónica de Documentos), conocidos también por el término anglosajón de EDMS (Electronic Document Management Systems).
Fuente : Pixelware

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