La gestión documental es la base de la transformación digital. Un ejemplo a seguir: el proyecto SGD conforme a la ISO 30301 de la Autoridad Portuaria de Baleares

Revista Transformación Digital | jueves 21 - abril - 2016

Autoritat Portuària de Balears

 

María del Valle Palma Villalón
Directora
Docuformación

Aparecen en los medios de comunicación bastantes artículos sobre las claves de la transformación digital de las empresas y curiosamente no mencionan la gestión de la documentación digital, tratan de cambios en la cultura organizativa y en los procesos (innovación, comunicación interna y externa, compras, relación con clientes y proveedores, selección de personal etc.), formación, gestión de datos masivos (Big Data) o el uso de la cloud . También inciden en que es necesario impulsar formas de trabajo más productivas aprovechando las innumerables ventajas de las nuevas tecnologías, pero olvidan mencionar que el primer reto para lograr esta transformación digital es lograr la implantación de la  e-administración y la “oficina sin papeles” en la entidad.

Una excelente noticia y un ejemplo a imitar para aquellas empresas e instituciones que pretendan lograr estos objetivos mencionados es el concurso público de la Autoridad Portuaria de Baleares cuyo objeto es la asistencia técnica (1) para la implantación de un Sistema de Gestión Documental y archivo conforme a la ISO 30301. (Para saber más de la familia de normas ISO 30300 (2 y 3).

Esta institución pretende migrar su gestión basada en papel a la gestión electrónica, con el objetivo de lograr posteriormente la certificación ISO 30301 de su sistema de gestión documental.

Solicitan asistencia técnica para el desarrollo de este proyecto en el que se realizarán tareas de planificación, definición y ejecución de la gestión documental de la entidad teniendo en cuenta todo el ciclo de vida de los documentos, tanto papel como electrónicos, desde su creación, recepción y registro hasta su archivo y transferencia a otros sistemas de almacenamiento, o eliminación teniendo en cuenta los preceptos de la Ley 39/2015 y la 40/2015. Este proyecto se debe integrar con las iniciativas de administración electrónica actualmente implantadas en la entidad muy especialmente con la revisión de procedimientos, el desarrollo del Esquema Nacional de Seguridad y la integración con las aplicaciones de gestión que generan la documentación.

La implementación íntegra de este modelo garantizará la transición hacia la verdadera sustitución de la documentación en papel por documentos y expedientes electrónicos consolidando el modelo de “oficina sin papeles”.

En el pliego se menciona un listado de normas y legislación (más de 27) que deberán ser de obligado cumplimiento, por tanto, las empresas que se presenten a este concurso deberían conocerlas en profundidad.

Además para la arquitectura/modelo de componentes de la  plataforma tecnológica se exige que esté basada en Alfresco, para ello también sería imprescindible conocer su módulo de Records Management que facilita la gestión de los documentos (records) y expedientes.

Docuformación organiza los siguientes cursos que pueden servir de orientación para aquellas empresas que deseen presentarse a este tipo de concursos:

 

A continuación incluyo los trabajos y tareas a realizar por la empresa de consultoría que la APB especifica en el pliego, porque pueden dar una idea del alcance de un proyecto de este tipo:

1. Gestión del proyecto. Se realizará una gestión del proyecto basada en el marco de gestión de proyectos PMBOK. Para ello, desde el punto de vista de la gestión de proyectos se van a establecer tres (3) fases de gestión:

a) Fase de gestión inicial. Se iniciará formalmente el Proyecto y se adaptará y validará el plan de trabajo a seguir.

b) Fase de gestión de ejecución. Se ejecutarán los trabajos planificados, se realizará un seguimiento y control exhaustivo de dichos trabajos y, si es necesario, se modificará la planificación para adaptarse a las circunstancias Procesos de gestión de finalización.

Se cerrará formalmente el proyecto, entregando toda la documentación pertinente tanto de gestión como de producto.
En cada una de estas fases se tendrán en cuenta las áreas de conocimiento de PMBOK que se consideren necesarias y se establezcan en la fase de iniciación.

2. Definición del marco organizativo que permita gestionar todo el ciclo de vida de la documentación, desde la entrada o generación (ya sea en soporte papel o electrónico) hasta la destrucción o archivo histórico.

      • Estudio de la situación actual. Se realizará un estudio de la situación actual en la APB en cuanto a gestión documental y archivo.
      • Planificar el marco organizativo. Se realizará un estudio y una propuesta de todo el marco organizativo a desarrollar.
      • Definir las políticas de gestión documental. Entendemos por políticas el conjunto de directrices que serán aprobadas por el órgano de gobierno de la APB y definen la gestión documental y el archivo. Se realizará la política general de gestión documental y archivo, así como las políticas específicas que se consideren oportunas. A modo de ejemplo: política de préstamo, política de conservación de documentos, política de seguridad, política de firma, política de registro, política de protección de información sensible, política de seguridad ambiental de conservación de la documentación en papel…
      • Definir procesos y procedimientos. Se describirán las actividades e instrucciones de carácter técnico o procedimental que se deben seguir en las actividades relacionadas con la gestión documental. Los procesos y procedimientos a desarrollar se van a definir en la tarea de planificación del marco organizativo y a modo de ejemplo puede haber los procesos de digitalización, captura, registro legal, clasificación, descripción, acceso, copia auténtica y conversión de documentos, calificación, conservación (resellado, cambios de formato…), reutilización, transferencia o destrucción de los documentos…
      • Realizar las instrucciones de trabajo, guías, manuales. Esta documentación se realizará en función de las necesidades observadas en la tarea de gestión del cambio y servirá como apoyo a los usuarios que deban desarrollar tareas relacionadas con la gestión documental.

3. Definición de los requisitos que deberá tener la plataforma tecnológica que permita gestionar la documentación (tanto electrónica,  como papel). Los requisitos definidos en esta tarea serán la base sobre la  cual contratar el desarrollo de la plataforma tecnológica de gestión  documental y archivo. Dicha plataforma debe dar soporte tecnológico a todo el marco organizativo establecido en la tarea anterior, así como a todo el fondo documental de la APB.

Las tareas a realizar serán:

      • Establecer la arquitectura/modelo de componentes que deberá tener la plataforma tecnológica (estará basada en Alfresco) para gestionar todo el ciclo de vida de la documentación, ya sea en soporte papel o electrónico, así como los fondos documentales existentes. Se tendrá en cuenta tanto el modelo funcional como los aspectos tecnológicos y las integraciones con terceras aplicaciones.
        Es importante remarcar que para el desarrollo de la administración electrónica la APB está implantando el modelo tecnológico definido en el Plan ANIBAL, por tanto se optará como primera opción por dichos componentes, cuya información se puede encontrar en la siguiente dirección: http://programarilliure.caib.es/
      • Establecer los requisitos que deberán tener los distintos módulos de la arquitectura. Sin ser una lista exhaustiva se deberán tener en cuenta los siguientes módulos: document manager, record manager, herramienta de digitalización, interfaces entre componentes, gestión
        de la documentación en papel, copias auténticas… Se deberán definir tanto los requisitos funcionales, los no funcionales (entre ellos el dimensionamiento de todos los sistemas involucrados) y los de integración.

4. Desarrollo y revisión de los componentes archivísticos que permitan gestionar toda la documentación de la entidad. Se desarrollarán los componentes archivísticos que permitan analizar el proceso de desarrollo de la gestión documental y archivo. Concretamente se desarrollarán los siguientes componentes:

      • Modelo documental y esquema de metadatos. Se definirá el modelo documental de la entidad y el esquema de metadatos a  aplicar.
      • Cuadro de clasificación de toda la documentación de la entidad. A modo informativo y sin ser una lista exhaustiva en el apartado catálogo de procedimientos de la sede electrónica se pueden ver los procedimientos (no todos) de la APB. El cuadro de clasificación seguirá un criterio de clasificación funcional.
      • Series documentales. Se desarrollará el cuadro de clasificación con todas las series documentales de la APB.
      • Tablas de valoración para cada serie documental. Se desarrollarán las tablas de valoración de al menos 80 series documentales. La APB elegirá las series documentales a valorar. Dichas tablas incluirán, entre otros puntos que la empresa o la APB pueda considerar de interés, los documentos que conforman la serie documental, la legislación que le aplica, los aspectos de conservación (calendario de conservación), disposición y acceso a nivel de documento. A modo informativo en el anexo I se adjunta un listado de los procedimientos identificados en la APB y que por tanto se prevé que puedan conformar las series documentales.

5. Implementación del sistema. El objetivo de esta tarea es poner en funcionamiento el modelo organizativo y los componentes archivísticos sobre la plataforma tecnológica que se implante. Para ello la empresa adjudicataria deberá ejecutar todos los trabajos necesarios para aplicar el marco organizativo en la APB, así como implantar los componentes archivísticos establecidos a las series documentales desarrolladas sobre la plataforma tecnológica. Concretamente:

  • Implementación del marco organizativo. Se deberá impulsar, asesorar, informar, formar y realizar las tareas necesarias para aplicar el marco organizativo definido en la APB (políticas de gestión
    documental, procesos y procedimientos definidos)
  • Implantar series documentales. La empresa adjudicataria  deberá ejecutar las tareas necesarias sobre la plataforma tecnológica para implantar los componentes archivísticos definidos en la tarea de revisión y desarrollo de componentes archivísticos. Entre otras tareas, deberá implantar el cuadro de clasificación, el esquema de metadatos y las tablas de valoración de las series documentales (al menos 80) aprobadas sobre la plataforma tecnológica.
    Actualización continua. En caso necesario se deberán actualizar los resultados de las tareas anteriores (procedimientos, esquema de metadatos, cuadro de clasificación…) a las necesidades que surjan durante esta tarea.

6. Asistencia técnica a la contratación de la actualización del fondo documental. La APB cuenta con un fondo documental muy importante (en el apartado objeto del contrato se describe), el cual se debe gestionar siguiendo el modelo establecido en las tareas anteriores e introduciendo todo el contenido necesario en la plataforma tecnológica definida. La empresa adjudicataria deberá revisar y actualizar el inventario de dicho fondo documental y crear unos pliegos de prescripciones técnicas para contratar las tareas necesarias para incorporar dicho fondo documental sobre la nueva plataforma siguiendo el marco organizativo definido. Entre las tareas a contratar y por tanto a definir en los pliegos se deberán tener en cuenta la digitalización de la parte del fondo documental que se considere necesario digitalizar (cuando se disponga el inventario la APB decidirá la parte que se digitaliza). Una vez contratadas las tareas de actualización y digitalización del fondo documental la empresa adjudicataria deberá realizar las tareas de seguimiento de dichos trabajos.

7. Gestión del cambio y formación. Uno de los aspectos básicos a tener en cuenta es la gestión del cambio en la entidad y la formación necesaria para posibilitar el cambio en el modelo de gestión documental. Para ello se realizarán las siguientes tareas:

  • Gestión del cambio en la entidad. Se realizará la gestión del cambio en la entidad, prestando especial atención a la migración del formato papel a electrónico en las tareas administrativas.
  • Formación al equipo de gestión de la documentación y archivo. Se deberá formar al equipo de gestión de la documentación y archivo que designe la APB en todo lo relativo a la gestión documental. Al finalizar el proyecto dicho equipo debe tener capacidad para continuar la gestión documental y archivística de la entidad.
  • Formación a los usuarios finales. Se realizará la formación necesaria a los usuarios finales para que puedan realizar todas las tareas relacionadas con la gestión documental.

8. Apoyo al resto de equipos de desarrollo de la administración electrónica. La gestión documental es un aspecto completamente horizontal a todos los otros procesos de gestión, por tanto la empresa adjudicataria deberá coordinarse y dar soporte al resto de equipos que implanten la administración electrónica en la APB. Es especialmente relevante el soporte que se deberá dar al resto de equipos en cuanto a aspectos jurídicos de la gestión documental, especialmente en temas relacionados con la firma electrónica. Sin ser una lista exhaustiva cabe tener especial atención en los siguientes:

  • Revisión de procedimientos. La tarea de revisión de procedimientos es responsabilidad de otro equipo, uno de los aspectos a revisar es la gestión documental. Las tareas de revisión de procedimientos relacionadas con la gestión documental será responsabilidad de la empresa adjudicataria de este contrato. En la tarea de desarrollo de los componentes archivísticos se deberán revisar los documentos que se generan para cada serie documental.
  • Esquema Nacional de Seguridad. En la gestión documental se deberá tener en cuenta todo lo relativo al Esquema Nacional de Seguridad. Este punto es especialmente importante puesto que la gestión segura de los documentos es esencial.
  • Gestión de la información. Muchos de los procedimientos de la APB se gestionan con sistemas de información, que se deberán tener en cuenta para poderlos integrar dentro de la gestión documental.
  • Sede electrónica. Se deberá tener en cuenta todos los aspectos relacionados con los accesos de los interesados a la documentación a través de la sede electrónica.

9. Acompañamiento a la obtención de la ISO-30301. Como se establece en el objeto del contrato, todas las tareas anteriores se deberán realizar con el objetivo de conseguir la certificación de la ISO-30301. Para ello en esta tarea se deberán realizar los controles necesarios y ejecutar las tareas necesarias para la consecución de la certificación en la norma ISO-30301.

Referencias

(1) “Anuncio de licitación de: Presidencia de la Autoridad Portuaria de Baleares. Objeto: Contrato de servicios: Asistencia técnica para la implantación de un sistema de gestión documental y archivo de la A.P.B. según la norma 30301. Expediente P.O.28.16

(2) “Entrevista a María del Valle Palma sobre las normas ISO 30300“. Revista Gestión Documental, noviembre 2011.

(3) “Los 12 grandes retos en la gestión de los activos de información y evidencias en la era digital”. Revista Gestión Documental, mayo 2014.

 

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