¿Tienen valor probatorio legal los documentos de mi empresa ?

Revista Transformación Digital | viernes 20 - abril - 2012

Autora: Dña. Maria del Valle Palma Villalón
Directora de www.docuformacion.com

 Las  tecnologías de la información y comunicación posibilitan extraordinariamente las relaciones entre empresas, administraciones públicas y ciudadanos.  Todas estas relaciones se realizan mediante documentos electrónicos con valor probatorio: emails, facturas electrónicas, contratación electrónica, notificaciones telemáticas, formularios de solicitud, transferencias de pago, transacciones web, etc.

Habitualmente se considera que los documentos electrónicos con valor de evidencias digitales son aquellos que pueden presentarse en juicios , pero su alcance es más amplio.
Una evidencia digital es una prueba de realización de una actividad que puede demostrar que ha sido creada en el curso normal de la misma y que está intacta y completa, y por tanto, no se limita al sentido legal.
 Ejemplos de ello, si le exigen a su empresa que presente  facturas electrónicas: para solicitar una subvención en cualquier administración pública, en una auditoría  fiscal, en una auditoría interna de la empresa, en una auditoría contable, etc.

Algunas cuestiones que se podrían plantear en relación a la obtención,  tratamiento, gestión y custodia de los documentos  digitales:

  • ¿Conoce las implicaciones de no haber gestionado correctamente un correo electrónico, quedando comprometida su autenticidad como prueba?
  • ¿Cuáles serían los métodos más apropiados para la recogida de correos electrónicos o controlar la navegación web  de un empleado si los desean presentar como prueba para justificar un despido procedente?
  • ¿Ha tenido problemas con algunas transacciones realizadas a través de la web (adquisición de un producto o contratación de un servicio) por no guardar sus evidencias digitales?
  • ¿Ha recibido documentos firmados electrónicamente? ¿Conoce las implicaciones de no haber comprobado si el certificado que lo emitió estaba revocado y por tanto queda comprometida su autenticidad?.

Un método de obtención incorrecto de una evidencia digital puede comprometer su autenticidad e integridad. Una gestión poco adecuada, debido a su fragilidad, puede afectar a su inalterabilidad en el tiempo. Además, si estas evidencias no se documentan pueden perder su valor contextual probatorio, imagine que ha tomado una fotografía y no ha documentado las fechas, el lugar, las personas que aparecen, el evento etc.

Las normas ISO internacionales, las normas UNE, así como las normas y legislación estatales, autonómicas y locales proporcionan directrices para gestionar adecuadamente estas evidencias electrónicas durante todo su ciclo de vida.

Por otro lado, como  la legislación en relación a la aceptación de las pruebas electrónicas deja bastante margen al criterio de los magistrados, se recomienda estudiar a fondo las diversas sentencias de los tribunales en relación a casos similares en los que se impugnare su autenticidad.

El análisis de los documentos con valor probatorio se debería contemplar desde tres puntos de vista: gestión documental, seguridad de la información y jurídico.

Para saber más: http://www.docuformacion.com/el-valor-probatorio-de-los-documentos-electronicos-como-envidencias-digitales/

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