FACTURA ELECTRÓNICA: HACIA UN NUEVO MODELO

Autor: Alberto Biarge

Los estados miembros de la Unión Europea tienen hasta el 31 de diciembre de 2012 para dar cumplimiento y adoptar en sus ordenamientos la Directiva 2010/45/UE, en lo que respecta a las normas de facturación. Es este un momento idóneo para rectificar un modelo de facturación electrónica que, en mi opinión, se ha demostrado absurdo, ineficaz y no acorde con las reales
características ni del empresariado español, ni de su sector público, ni del comercio, ni de las reales posibilidades que la técnica pone a nuestra disposición.

A la espera de ver como el Legislador español la recoge, en mi opinión, esta directiva implica los siguientes cambios:
1)  Concepto de factura electrónica: se entiende por factura electrónica aquella factura que contiene la información requerida por la directiva y que ha sido expedida y recibida en formato electrónico. No se dice nada de que deba ser firmada con certificados reconocidos.

2)  El uso de la factura electrónica estará condicionado a su aceptación por el receptor. Este punto será la única diferencia con su homóloga en papel pero representa una garantía ya que no se podrá obligar a recibir facturas electrónicas.

3) Aplicación del mismo trato a las facturas en soporte papel y a aquellas en soporte electrónico. Hasta ahora, en España, se obliga a firmar las facturas electrónicas y no las facturas en papel. La directiva establece que no sea obligatorio firmar las facturas electrónicas. A mi juicio esta medida es adecuada por dos motivos:   a) La diferencia de trato va en contra de toda lógica legal y b) los recursos electrónicos deben ayudar y simplificar. No se debe confundir la herramienta con el objetivo. Nuestro objetivo no es utilizar la factura electrónica, el objetivo es que esta herramienta nos sea útil, nos simplifique un trámite, nos ahorre trabajo y/o nos abarate un coste.

4)  Las facturas, tanto las electrónicas como las que no, deben reflejar entregas o prestaciones reales. Y esto, no lo olvidemos, es lo importante. Imaginemos que creamos una factura en la que recogemos que hemos prestado servicios falsos por valor de 1 millón de euros, por muchas firmas
electrónicas que incorporemos a esa factura es falsa…Porque, ¿qué valor tiene frente a terceros este documento? ¿Por qué debemos firmar la factura? Puestos a firmar, no sería más útil firmar el presupuesto, el pedido, el albarán de entrega… por lo menos estos son documentos que al ser firmados obligan frente a terceros.

5) Debe garantizarse su autenticidad, su integridad y su legibilidad. Cada sujeto pasivo determinará el modo de garantizar estos requisitos. Por tanto, se da libertad al emisor y se garantiza la neutralidad tecnológica. Para garantizarla, no necesariamente se debe recurrir a la firma electrónica.

6)  Esta autenticidad e integridad se pueden garantizar mediante controles de gestión internos. También y digo también, pueden garantizarse mediante el uso de firma electrónicas avanzadas o sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI).

En resumen, si un proveedor nos envía por correo electrónico una factura en formato PDF, comprobamos el pedido y el albarán de entrega, todo coincide y pago, la factura es legal y no es necesario incorporar firmas electrónicas avanzadas, realizar transmisiones EDI…

La adopción de estas medidas supondrían las siguientes mejoras:

1)  Los medios electrónicos se deben usar para facilitar y simplificar no para aumentar y dificultar los trámites como ocurre actualmente con la obligación de firmar electrónicamente las facturas en soporte electrónico. Esta obligación es, a mi entender, totalmente innecesaria, no conlleva ninguna ventaja objetiva y dificulta la gestión y la conservación de la factura electrónica.

2) La autenticidad y la integridad se pueden garantizar mediante procesos que no necesariamente conllevan una gran complejidad técnica u administrativa. Así por ejemplo el crear un expediente de facturas con su pedido, albarán, factura y pago podría cumplir este requisito. En el caso de las administraciones públicas podrían perfectamente ser suficientes los procesos de gestión de pagos ADOP y/o los expedientes de contratación, Ninguno de estos trámites supone una carga administrativa añadida. (Esta simplificación ademas se debería hacer extensiva a la administración electrónica en general que, a mi entender, incorpora en demasía el uso de la firma electrónica avanzada).

3)  Se recoge legalmente una práctica ya habitual en nuestras pequeñas y medianas empresas, profesionales y autónomos (y comúnmente utilizada en otros países de nuestro entorno).

4) Al simplificar los métodos de creación, envió y recepción si y esta vez si, se abaratan costes y se facilita la facturación electrónica. Por lo menos, ahorramos los costes del envío tradicional y el establecimiento e implantación de herramientas, plataformas y sistemas de dudosa rentabilidad para autónomos, profesionales o pequeños empresarios que, no olvidemos, forman el grueso del nuestro empresariado. (Recordemos que lo verdaderamente útil del sistema de facturación electrónica es la
mecanización de los procesos de facturación).

6) Desaparecen los problemas de conservación y custodia que la firma electrónica provocaba.

7)  La legislación actual española endurece innecesariamente los requisitos para la validez de la factura electrónica. Con la adopción de estas medidas, nos equipararíamos a los países de nuestro entorno y se fomentaría el uso de la factura electrónica.

8)  El control por parte del Estado y de la Agencia tributaria no se ve en nada afectado. Seguirán teniendo los cruces de datos como mejor herramienta a su disposición: las declaraciones de IVA, los libros registros de IVA (recordemos que está pospuesta a 2014 la obligación de presentarlos), los registros de facturas, los registros de mandamientos de pago, las declaraciones de operaciones con terceros…

Autor : Alberto Biarge
Archivero y gestor de documentos

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