Confianza digital y aplicaciones SaaS: negro sobre blanco

Por Rodolfo Lomascolo, director general de IpsCA.

Mucho se está hablando, en los últimos tiempos, del Cloud Computing y sus aplicaciones y ventajas para las empresas. Pero, lamentablemente, observamos que no siempre se hace con precisión.

Sin duda, la novedad del asunto y la intrusión en este mercado de agentes no lo suficientemente formados en la materia está dando lugar a que algunos conceptos estén llegando a la opinión pública –y lo que es peor, a los profesionales- de forma errónea.

Porque, ¿qué es en realidad el Cloud? Nos gusta definirlo como un modelo de computación que permite el acceso bajo demanda a una serie de recursos informáticos compartidos (redes, servidores, sistemas de almacenamiento, aplicaciones y servicios) que pueden ser rápidamente aprovisionados y puestos en funcionamiento, con un mínimo esfuerzo de gestión, y a través de una interacción con el proveedor de servicios. Si bien, no hay que olvidar que accedemos a nuestra Cloud a través de Internet, y que ésta no está exenta de problemas frente a los cuales debemos protegernos.

Debido a la transición al mundo digital se está produciendo la desmaterialización de procedimientos y se está transformando la gestión documental, o lo que es lo mismo, los soportes físicos se vuelven digitales. También se están popularizando los servicios de outsourcing, la evolución de los servidores in house a los dataware house, la securización, la transformación de aplicaciones por licencias a aplicaciones SaaS y la virtualización, la identificación y la certificación digital.

En realidad, todas estas manifestaciones forman parte de un proceso imparable hacia el mundo digital, seguramente porque se dan las condiciones adecuadas: un impulso a la optimización de las AAPP, un entorno jurídico nacional e internacional favorable, y una mayor motivación empresarial, porque el Cloud implica una competitividad real para la Pyme.

Queda claro, pues, que la nube ha venido para quedarse. ¿Quién no tiene una cuenta tipo Hotmail o Gmail? ¿Quién no hace uso de los calendarios compartidos, los recursos de la web de empresa, las aplicaciones o formularios de terceros o los discos duros virtuales (Dropbox, Twindocs o similares).

Aun así, muchos clientes todavía se muestran reticentes hacia el Cloud y plantean numerosas dudas cuando les proponemos un sistema SaaS de gestión. “¿Dónde están mis datos? ¿Qué pasa si tengo información sensible? ¿Y si se suspende el servicio? ¿Y si quiero migrar o cambiar de proveedor? ¿Cómo aseguro mis archivos? ¿Qué hay de su eficacia jurídica? ¿Y su lectura en el futuro?

La duda es humana, naturalmente, pero en este caso no hay por qué temer. Siempre explicamos que la tecnología en este caso está muy avanzada y ya contamos con un doble recurso: los servicios de confianza digital, entre los que se encuentran el archivo digital longevo, el sobre electrónico certificado o la fotografía certificada

Con ello estaremos garantizando un archivo digital longevo y una adecuada notificación electrónica certificada. Y es que, si está bien planteado y llevado a la práctica, el archivo digital es duradero, fácil, eficaz, garantizado, integrable con gestores documentales y ensamblable con aplicaciones SaaS.

En realidad, varias son las funciones que deben cumplir las soluciones de confianza digital. En primer lugar, deben garantizar la autenticidad de los objetos electrónicos y establecer la relación de confianza entre los usuarios, los actos y los objetos electrónicos.

Asimismo, es fundamental asegurar la integridad de los objetos electrónicos con el paso del tiempo, preservar su confidencialidad e integridad, y crear evidencias electrónicas para dar eficacia jurídica al objeto electrónico original. Por último, es necesario conservar y restituir los objetos electrónicos (con integridad e inteligibilidad), evitando la obsolescencia tecnológica.

Los escenarios de uso en este campo son variados: la contratación en línea (con generación de recibos electrónicos incluida), plataformas para la licitación de proyectos, archivado con valor probatorio que respalde en caso de conflicto legal, voto telemático (muy interesante en grandes juntas de accionistas, por ejemplo), archivado de facturas electrónicas –con un considerable ahorro de espacio- expedientes electrónicos y, cómo no, la caja fuerte electrónica.

Naturalmente, son incontables las aplicaciones para el negocio. Existen soluciones verticales de confianza digital en sectores tan dispares como Banca, Sanidad, RR.HH, Administraciones Públicas, Seguros, y un largo etcétera, todas ellas basadas en procesos sin papel, que toman como referencia la caja fuerte digital, el archivo legal, los envíos registrados y la e-factura.

Archivo probatorio, caja fuerte y sobre certificado

Ahondaremos, ahora, en las tres principales posibilidades –ya apuntadas más arriba- que nos ofrece el Cloud y, con él, los sistemas SaaS de seguridad en la gestión. La primera de ellas es el archivo digital probatorio, una respuesta a la desmaterialización de la documentación y a la pronta caducidad de los certificados digitales, que permite un acceso rápido, práctico y controlable a los documentos custodiados y su trazabilidad. Así, se mantienen y conservan los documentos en el tiempo y se les otorga valor jurídico.

Los beneficios del archivo probatorio son claros: ahorro de espacio y tiempo, desmaterialización de archivos en papel, centralización en una única caja fuerte electrónica, así como búsqueda y consulta instantánea, entre muchos otros, manteniendo toda la seguridad otorgada a los documentos sensibles en el mundo en papel

En último lugar, otra de las ventajas que ofrece un sistema Saas de confianza digital estriba en el sobre electrónico certificado, esto es, una plataforma de intercambios seguros y trazados que actúa como agencia de correos virtual, garantizando y certificando el texto y los documentos adjuntos enviados de modo similar al burofax en el mundo offline.

Asimismo, se desmaterializan los correos, los documentos administrativos, como cartas, facturas, contratos, nóminas, etc. Adicionalmente, se consigue una mayor velocidad –y comodidad- en la entrega que con el certificado o burofax, ahorramos tiempo y dinero, y obtenemos notificación legal a nuestro buzón de correo electrónico o teléfono mediante SMS.

No sólo eso; también aseguramos la garantía del contenido de los documentos y contestaciones, la conservación de lo enviado y la programación de los tiempos de entrega.

En conclusión, si conservamos en mente las premisas anteriormente descritas, estaremos en plena disposición de plantearnos la oficina sin papeles, complementando nuestros servicios de gestión documental con servicios de archivado a largo plazo y envío con valor legal probatorio. El Cloud Computing está lleno de oportunidades para las empresas que sepan abordarlo de forma correcta; pero, de igual forma, tienen mucho que perder aquellas que no lo planteen como un proyecto dentro de la estrategia de la empresa..

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