¿Es la nube una buena opción para la gestión documental de mi empresa?

«Muchas empresas de tamaño pequeño y mediano están buscando un gestor documental que les ayude a resolver toda la problemática del manejo de sus documentos. ¿Qué hacer? ¿SaaS u Onpremise? Esa es la cuestión.”

Según Gartner podemos esperar que para 2013 el mercado de Cloud Computing crezca hasta los 150 billones de dólares. ¿Cuál es la razón para este crecimiento? Una buena parte de la explicación de este crecimiento es SaaS, Software As a Service; ya que pagar por el software como si fuera un servicio más tiene muchas ventajas para empresas de determinadas características. Estudiemos si tu empresa podría ser una de ellas.

1. No queremos hacer una gran inversión inicial

Supongamos que la empresa se debate entre implantar un paquete básico de Athento iDM en un servidor propio (Onpremise) o en la nube (en modalidad SAAS).

Athento iDM (paquete básico)

  • Gestor documental
  • OCR
  • Gestión de correo electrónico (Popmail Input)
  • 1 Carpeta monitorizada

Si decidimos adquirir el software en la modalidad Onpremise la empresa tendrá que hacer una inversión inicial de:

COSTES DE ADQUISICIÓN AÑO 1
Athento iDM 6.400,00 €
Servidor 2.000,00 €
COSTES ONGOING
Soporte 3.800,00 €
Mantenimiento servidor (2hrs mes) 98,73 €
Consumo energético servidor 307,41 €
TOTAL COSTES ONGOING A 5 AÑOS
TOTAL COSTES ONPREMISE AÑO 1
12.606,14
  • Para el adecuado funcionamiento de un servidor normalmente se realiza un mantenimiento mensual de 2 horas. Para calcular este coste se toma como referencia el coste para la empresa de un trabajador con salario mínimo. Ver ejemplo de este cálculo.
  • La contratación de un soporte anual no es obligatorio, pero si muy recomendable.
  • Un servidor consume como media 250 watts por hora y en España el kilovatio de energía tiene un precio de 0,142319 . El servidor funciona 24/7.

Con Athento en modalidad Saas no se requeriría tal inversión, el primer año disfrutaríamos del software pagando sólo la tercera parte de lo que pagaríamos en la modalidad Onpremise. Se pagarían 12 cuotas mensuales de 390 euros en la que se incluye el uso del software y un soporte que garantiza la buena marcha del gestor.

COSTES SAAS AÑO 1
Athento iDM 4.680,00 €
Soporte 0,00 €
TOTAL COSTES SAAS 4.680,00 €

2. El precio es un gran determinante en nuestra decisión

Para la empresa del ejemplo, el precio es un factor decisivo y quienes toman la decisión tratarán de gastar lo menos que puedan, por lo que el precio tendrá prioridad sobre otros factores.

COSTES ONPREMISE

COSTES DE ADQUISICIÓN AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Athento iDM 6.400,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 6.400,00 €
Servidor 2.000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 2.000,00 €
TOTAL COSTE DE ADQUISICIÓN A 5 AÑOS 8.400,00 €
COSTES ONGOING
Soporte 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 19.000,00 €
Mantenimiento servidor (2hrs mes) 98,73 € 98,73 € 98,73 € 98,73 € 98,73 € 493,65 €
Consumo energético servidor 307,41 € 307,41 € 307,41 € 307,41 € 307,41 € 1.537,05 €
TOTAL COSTES ONGOING A 5 AÑOS 21.030,69 €
TOTAL COSTES ONPREMISE 12.606,14 € 4.206,14 € 4.206,14 € 4.206,14 € 4.206,14 € 29.430,69 €

COSTES SAAS

COSTES SAAS AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Athento iDM 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 23.400,00 €
Soporte 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
TOTAL COSTES SAAS 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 4.680,00 € 23.400,00 €

Como se puede observar en el ejemplo, implantar Athento iDM en modo SAAS permitiría a la empresa ahorrarse 6.030 euros en un término de 5 años frente a una implantación Onpremise.

3. No tenemos un departamento muy grande de IT

Empresas medianas y pequeñas, como la del ejemplo, suelen tener no mucho más de una persona encargada de el funcionamiento y mantenimiento de todos los equipos de la empresa. Su interés por tanto, es no tener que preocuparse en la medida de lo posible por garantizar los aspectos técnicos del funcionamiento del nuevo gestor o no dar al técnico actual más trabajo del que ya tiene. Con la modalidad SAAS, la empresa obtiene todos los beneficios del gestor a cambio de una cuota mensual, como si de la electricidad o el agua se tratase.

4. No tenemos ningún interés en llevar a cabo desarrollos a medida

Las empresas pequeñas y medianas, al igual que la de nuestro ejemplo, no suelen requerir un sistema de gestión documental complejo. Están buscando simplemente una herramienta que les ayude a mantener su documentación segura, accesible, organizada y a hacer más rápidos y sencillos sus procesos. Un producto software que se ofrece en la nube suele ser un producto en el que no se piensa hacer demasiadas modificaciones, en especial, aquellas que impliquen adaptaciones del producto a problemáticas particulares de cada empresa. La compensación frente a esta mermada flexibilidad, es que contar con el nuevo software funcionando es casi inmediato: Pagar y empezar a utilizarlo.

Contratar el uso de un producto software en la nube (en modalidad SAAS) puede ser una buena solución para empresas cuyo sistema documental no tiene complejos requerimientos ya que frente a una implantación Onpremise ofrece mayor rapidez a la hora de empezar a usarlo, es más barato, y en general, requiere muchas menos complicaciones. Sin embargo, para empresas grandes, con una variada tipología de documentos y estructuras, el software que se ofrece en esta modalidad puede quedarse pequeño a la hora de responder a necesidades particulares o frente a futuros planes de crecimiento en funcionalidades.

Fuente: Blog de Gestión Documental Inteligente

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