“La gestión documental está en plena expansión por la gran demanda empresarial de soluciones que permitan una gestión documental eficaz”

Revista Transformación Digital | martes 31 - mayo - 2011

Marco Aurelio Losas, customer y channel marketing manager de Canon (división Business Imaging Group España y Portugal)

“La gestión documental está en plena expansión por la gran demanda empresarial de soluciones que permitan una gestión documental eficaz”, Marco Aurelio Losas, customer y channel marketing manager de Canon (división Business Imaging Group España y Portugal).

Canon tiene una antigüedad de 48 años en el mercado español. En 2005 Canon Europa adquirió la totalidad del capital de la filial española, que cuenta con una cartera de más de 300.000 clientes. Actualmente, Canon España, con sede en el Parque Empresarial de La Moraleja, cuenta con un total de 957 empleados. Casi 277 profesionales desarrollan su actividad profesional en la sede de la zona norte de Madrid, que alcanza una superficie de 5600 metros cuadrados. Conversamos con Marco Aurelio Losas, customer & channel marketing manager de Business Imaging Group de Canon para España y Portugal

¿A qué se debe el éxito de esta empresa pionera?

El éxito de Canon radica en que contamos con más de 70 años de experiencia en el mundo de la imagen, experiencia que ponemos al alcance de los usuarios, ofreciéndoles los mejores productos de imagen para sus ratos de ocio y para soluciones empresariales. Innovamos constantemente, lo que nos ha mantenido al frente del sector. Reconocemos la importancia vital de esta estrategia, algo que se ve reflejado en el compromiso de llevar al mercado productos y soluciones innovadoras, asegurando la satisfacción del cliente final. Por ello, Canon invierte anualmente el 9% de sus ingresos en Investigación y Desarrollo. Por tanto, cuando escogen un producto Canon, tanto empresas como consumidores están escogiendo la tecnología más avanzada y fiable. No en vano, la empresa registró 2.552 patentes en Estados Unidos durante 2010, la cuarta compañía que más registros ha presentado en este país.

¿Cuáles son sus principales valores?

En cuanto a nuestros valores, Kyosei es la filosofía corporativa de Canon en la que basamos nuestras actividades comerciales, de marca y de patrocinio. Kyosei es un término japonés que sugiere el concepto de vivir y trabajar juntos por el bien común, un principio que da forma a nuestros valores y destaca nuestra responsabilidad moral como ciudadano corporativo ejemplar. Además de influir en nuestras operaciones empresariales, Kyosei determina nuestra participación en la comunidad y nuestra colaboración con organizaciones en el ámbito internacional. Creemos en la importancia de presentar a Canon como ciudadano corporativo ejemplar y somos conscientes del modo en que nuestras actividades afectan a nuestros clientes, a los socios y empleados, y también al planeta en que vivimos.

Canon considera que la responsabilidad con el medio ambiente es fundamental a la hora de demostrar una moral corporativa sana. Estamos comprometidos con la creación de productos respetuosos con el medio ambiente; desde su desarrollo, producción y uso, hasta el reciclaje al finalizar su ciclo de vida. El diseño de los productos Canon observa directrices relacionadas con el ahorro energético, la conservación de recursos y la eliminación de sustancias nocivas. Como resultado de nuestros esfuerzos, hemos conseguido el estándar ISO 14001 de reconocimiento mundial en más de 20 plantas de producción en diferentes regiones del mundo.

¿Qué principales ventajas y servicios aportan dentro de la gestión documental?

La gestión documental permite a las empresas optimizar sus procesos, aumentar la productividad, aumentar el nivel de seguridad y reducir los costes derivados del uso y almacenamiento de papel, entre otros beneficios. Adicionalmente, ayuda a las empresas a cumplir con la legalidad vigente como la LOPD, digitalización certificada, etc.

Una de las ventajas de nuestra amplia gama de soluciones de gestión documental es la capacidad de satisfacer desde las necesidades de una pymer con la solucion iW360, hasta los requisitos más exigentes de una gran cuenta con nuestra solución Therefore.

Gracias a la posibilidad de implementar flujos de trabajo con documentos, es posible adaptar la gestión documental a los procesos internos de la empresa, como los procesos de aprobación de facturas, gestión de cobros, solicitudes de aprobación, versionado de contratos, etc.  El resultado, en definitiva, es un aumento de la productividad y control sobre los mismos.
Una gestión adecuada repercute en la organización de la compañía, creando un sistema de almacenamiento y recuperación donde la información está localizada, accesible y segura, con un acceso controlado a los datos, la impresión o los destinatarios de los documentos. Así se reducen las horas dedicadas a la búsqueda y recuperación de documentos -que representa una pérdida de dinero y tiempo-, se minimiza el procesamiento manual y se obtiene el nivel de seguridad necesario para ayudar en el cumplimiento normativo. La gestión documental incide incluso en el espacio y organización de la oficina gracias al archivo electrónico.

La gestión documental es, por tanto, un proceso que conlleva numerosos beneficios para los clientes. Canon lo sabe y, por ello, invierte en productos y soluciones que sean capaces de responder a las demandas concretas de las compañías, como iW360 y Therefore.  Soluciones que, en definitiva, dan una respuesta completa y ajustada a cada cliente.

¿Cuáles son las novedades en productos en cuánto a impresión digital?

En primer lugar, me gustaría destacar nuestra gama imageRUNNER Advance, que cuenta con equipos monocromo y color sobre una innovadora plataforma de tecnológica.  Esta serie incrementa la versatilidad y calidad del portfolio de productos de impresión digital. Además, recientemente Canon ha anunciado la ampliación de la gama imageRUNNER ADVANCE para permitir la conexión directa a los ‘servicios en la nube’ (cloud computing). La nueva funcionalidad amplía las potentes capacidades de conectividad e integración de la plataforma imageRUNNER ADVANCE  de Canon con los sistemas de oficina y flujos de trabajo de los clientes para crear la verdadera oficina digital, permitiendo a las empresas agilizar sus procesos y sacar el máximo provecho de sus inversiones en impresión y TI con la posibilidad añadida de escanear y almacenar los documentos en papel en Microsoft SharePoint Online o Google Docs desde su dispositivo multifunción sin necesidad de utilizar un PC. Así, varios usuarios pueden acceder simultáneamente a la información almacenada desde cualquier sitio y desde diferentes plataformas como PC, dispositivos móviles o smartphones o imprimir directamente desde el dispositivo imageRUNNER ADVANCE.

Por otro lado, me gustaría destacar uniFLOW V5, la primera plataforma del sector que permite gestionar de forma conjunta todos los procesos de escaneo, copia e impresión. Desarrollado por NT-Ware, revoluciona la forma de gestionar los documentos impresos y electrónicos en una oficina.

Esta última versión de uniFLOW ofrece ahora capacidades de gestión de documentos innovadoras gracias a la implementación de la tecnología de escaneo I.R.I.S. Las empresas pueden aumentar significativamente la productividad de su negocio mediante la simplificación y automatización de todos los procesos documentales a la vez que refuerzan la seguridad de la información y el control de los costes de copia e impresión, todo ello en una única plataforma.

Además de la integración con los dispositivos MEAP de Canon, incluidos los de última generación, imageRUNNER ADVANCE, uniFLOW V5 también permite a las empresas y organismos agregar la funcionalidad de impresión segura a los dispositivos MFP, tanto de Canon como de algunas otras marcas sin necesidad de instalar hardware adicional, aumentando así la seguridad de la información en todos los dispositivos.

¿Qué características y beneficios aportan estas nuevas máquinas?

En términos generales, cuando hablamos de la “nube”, las principales ventajas las encontramos en que pequeños negocios y organizaciones pueden beneficiarse del acceso a nuevos productos y servicios a los cuales no tenían acceso o no podía desarrollar localmente. Además, se pueden reducir considerablemente los gastos de infraestructuras a nivel local como costosos servidores.

Las grandes organizaciones con grandes sistemas de infraestructuras distribuidas podrán beneficiarse de las capacidades de escalabilidad en IT que pueden proporcionar los sistemas cloud computing a sus usuarios móviles y a sus oficinas remotas.
Dadas las ventajas que aporta la nube, Canon trabaja para ampliar su portfolio y seguir ofreciendo nuevos servicios a sus clientes; por ello,  se ha adaptado la plataforma  imageRUNNER ADVANCE: se trata de una mejora de integración de las ya de por sí excelentes funcionalidades de conectividad con la que cuenta esta plataforma. Se trata del primer anuncio de Canon relacionado con los “servicios en la nube” y su potente  plataforma.

Entre los beneficios que aporta a nuestros clientes destacaría: para aquellos que ya estén utilizando Google Docs o SharePoint Online, nuestros dispositivos imageRUNNER-ADVANCE les ayudarán a aumentar su retorno de la inversión gracias a la posibilidad de extender estos servicios a toda su infraestructura de negocio y permitir la convivencia sin fisuras de los entornos de trabajo reales, físicos, y los virtuales. Asimismo, escaneo e impresión sin PC desde la propia “nube”; es importante que los dispositivos periféricos de las empresas como impresoras y equipos multifuncionales puedan conectarse directamente a éstos entornos de servicios para así ampliar la accesibilidad y la colaboración de los mismos. En resumen, se trata de una solución sin servidor fácil de utilizar.

¿Qué principales servicios demandan las empresas en esta área?

Los clientes solicitan soluciones ajustadas a sus necesidades específicas y con una perfecta integración con sus sistemas actuales.  Nuestros consultores de soluciones altamente cualificados trabajan codo a codo con el cliente para poder comprender a la perfección sus necesidades. Con su amplia experiencia en los distintos sectores industriales y las diversas áreas de aplicación, ayudan al cliente a identificar las mejoras potenciales que nuestras soluciones de gestión documental, como iW360 o Therefore, pueden proporcionar a su negocio.

¿Cómo ve el sector de la gestión documental y digitalización en España?

El mercado de la gestión documental está en plena expansión, gracias a la gran demanda empresarial de soluciones que permitan una gestión documental eficaz y una oferta versátil y completa para cumplir con las necesidades concretas de las compañías. Aunque la gestión documental no es un concepto nuevo, sí es cierto que ahora está viviendo un momento de auge, gracias al desarrollo de tecnologías y la necesidad de las empresas de gestionar su información de una forma mucho más ágil e integrada.

Desde Canon creemos que el concepto de gestión documental debería formar parte de cualquier estrategia empresarial, dados los numerosos beneficios que aporta y entre los que destaca la optimización de los procesos internos, el aumento de la productividad, mayor seguridad, ahorro de costes y el cumplimiento de la regulación vigente.

¿Qué perspectivas de futuro se marcan en Canon a corto y medio plazo?

A día de hoy, en cualquier mercado, no basta con tener los mejores productos técnicamente hablando ni ofrecer productos estándar con un buen servicio. La estrategia de un fabricante ha de centrarse, por tanto, en ser capaz de ofrecer dispositivos de altísima calidad junto con un servicio al cliente excelente.

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