Facturación electrónica e inteligente Por: Jose Luis de la Rosa, director general y CEO de Yerbabuena

La facturación es uno de los grandes problemas en la gestión documental de las empresas, debido a que se trata de un tipo de documento ampliamente utilizado y con validez legal, que refleja algo tan importante en una empresa como la compra-venta de un producto o servicio, es decir, el fin mismo de la propia empresa.

Las empresas invierten incontables recursos en la recepción, digitalización, custodia y gestión de este tipo de documentos, desde recursos humanos hasta papel, tinta, escáneres, sellos y sobres. El coste medio de procesamiento de una factura en papel, según nuestros estudios y otros similares en el mercado, es de 10,91 euros, mientras que el coste medio de una gestión totalmente automatizada de facturas tiene un coste de 0,51 euros, lo que supone un abaratamiento en costes del 95%.

Con la factura electrónica se produce un importante adelanto, ya que al incorporar firma digital, la factura pasa a tener validez legal y sustituye a las facturas realizadas en papel. No obstante, bien sea en papel o bien sea recepcionando una factura en formato digital, tenemos el problema de la gestión de la propia factura. Desde que la recibimos por correo electrónico (en la mayoría de los casos) hasta que la almacenamos en la carpeta correcta dentro de en un sistema de gestión documental y pasamos sus datos al sistema de contabilidad o ERP corporativo, estamos involucrando una serie de pasos, que en muchos casos suponen el trabajo de más de una persona (recepción, clasificación y gestión).

Departamentos completos en grandes empresas se especializan en este tipo de administración y gestión de facturas, realización de asientos contables, custodia, etc., suponiendo para las empresas enormes gastos anuales que pueden ser disminuidos de forma drástica.

Una primera aproximación para resolver este problema, llevada a cabo por distintas empresas como Kofax o EMC Captiva, supone la utilización de un sistema de OCR zonal que permite extraer los campos importantes de las facturas, como la Base Imponible, el Total, los respectivos CIF de comprador y vendedor, así como el Nombre (razón social) y la Dirección.

Este sistema, basado en plantillas sobre las propias facturas, presenta el hándicap de que existen miles de modelos distintos de facturas, y las empresas tienden a renovar sus plantillas de documentos cada vez que modifican su imagen corporativa. De esta forma, si conseguimos un nuevo proveedor o un proveedor modifica su plantilla de factura, debemos reconfigurar el sistema para poder realizar esta extracción de datos basada únicamente en la posición de los mismos, convirtiendo a las facturas, prácticamente, en un documento estructurado y fijo, cuando realmente no lo son.

Hoy en día, y gracias a la gestión documental inteligente del producto Athento, este segundo problema en la gestión de facturas ya tiene solución. Desde Yerbabuena Software, hemos desarrollado un sistema que de forma automática razona sobre los contenidos de la factura, de forma que es capaz de entender todo el contenido (como si de un humano se tratara) y, por tanto, clasificar de forma automática la factura guardándola en la carpeta correcta dentro de un gestor documental, etiquetarla (añadiendo metadatos) y además extraer los campos relevantes para pasar (de forma automática, otra vez) los datos relevantes a la aplicación de contabilidad o al ERP que al empresa tenga.

El ámbito de aplicaciones de la gestión documental inteligente no es sólo con las facturas y su procesamiento, sino que es posible metadatar (auto etiquetar), clasificar y gestionar de forma automática cualquier documento, una vez evaluado el mismo y establecidos una serie de reglas y patrones que definen lo que queremos realizar con los documentos (enviarlos a la carpeta de contabilidad del proveedor X, comenzar un flujo de trabajo de revisión o aprobación, etc.).

El futuro de la gestión documental pasa por herramientas que no sólo realizan OCR, Firma Digital, búsqueda full text, versionado de documentos o flujos de trabajo documentales, sino herramientas que nos permitan realizar tareas como la extracción de la información relevante de los documentos y su posterior explotación de forma automática. Esta tecnología está siendo aplicada con un alto abaratamiento del coste de gestión documental en importantes organizaciones de distintos sectores en España, Latino América y Estados Unidos.

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