“En 2011 primarán tendencias como el modelo cloud, el uso de las redes sociales y la tecnología de la colaboración en las empresas”, Jacobo Monsell, director de soluciones tecnológicas/ECM de Indra

Revista Transformación Digital | martes 15 - febrero - 2011

Indra es la multinacional de tecnologías de la información número 1 en España y una de las principales de Europa y Latinoamérica. Es la segunda compañía europea de su sector por inversión en I+D, con cerca de 500 M€ invertidos en los últimos tres años. Su director de soluciones tecnológicas/ECM, Jacobo Monsell, nos da a conocer cuáles son las últimas innovaciones de la empresa y las bases del futuro de un sector que, como Indra, no para de crecer.

¿Cuáles son los rasgos que definen a una empresa pionera en amplios campos de las tecnologías de la información?

Indra es una compañía global de tecnología, innovación y talento, líder en soluciones y servicios de alto valor añadido para los sectores de transporte y tráfico, energía e industria, Administración Pública y sanidad, servicios financieros, seguridad y defensa y telecom y media. Opera en más de 100 países y cuenta con más de 30.000 profesionales a nivel mundial que comparten su conocimiento de los diferentes sectores y países para encontrar soluciones innovadoras a los desafíos de sus clientes.

Indra es la compañía europea en su sector que más invierte en I+D. Entendemos que la responsabilidad de la empresa debe ir en línea con su actividad natural, la creación de riqueza y, en nuestro caso, a través de la generación de soluciones y servicios y de aquello que nos es propio y distintivo: la innovación.

¿Qué servicios ofrecen a las empresas en cuanto a gestión documental?

Dentro del área de ECM, nos dedicamos a la gestión del contenido y de la información de las empresas y organizaciones, en el sentido más global de la expresión: desde documentos en papel, convertidos a formato digital por nuestros sistemas inteligentes de captura, escaneado y clasificación, hasta contenidos digitales y multimedia que son explotados en grandes portales e intranets, con acceso multicanal, y garantizando accesibilidad y usabilidad.

Aportamos nuestra experiencia en la gestión documental, de records y archivo digital, mejorando la productividad y reducción de costes de nuestros clientes, al tiempo que ayudamos a la adaptación de las AAPP y empresas privadas en todo lo referente a sistemas de tramitación, archivo o registro, tanto para optimizar sus procesos como para cumplir con la normativa de Administración Electrónica. Como valor añadido, ofrecemos a nuestros clientes soluciones en las que la localización, dimensión espacial y la contextualización geográfica de la información aportan valor a su negocio. Al tiempo que garantizamos que, para cumplir los objetivos de ese negocio, el cliente dispone de soluciones para la gestión e intercambio óptimo con garantía de validez legal, de documentos comerciales (inventarios, previsiones, pedidos, albaranes, facturas electrónicas, etc.) entre dichos clientes y sus proveedores, entidades financieras, operadores logísticos y AAPP.

¿Cómo ve este mercado en España?

El concepto de Enterprise Content Management es muy amplio porque abarca el formato de contenidos digitales, su exportación a portales, intranets, gestión documental, intercambio electrónico de información entre empresas (con garantía de seguridad y validez legal), tramitación electrónica derivada de la Ley 11, así como la nueva orientación hacia la gestión del caso (Case Management), como evolución y complementariedad con los sistemas de gestión de procesos donde complementa a estos en aquellos procesos no estructurados y altamente colaborativos, así como en el tratamiento de las excepciones y la complejidad de los procesos ya mecanizados mediante sistemas tipo BPM. Este nuevo enfoque nace en el mundo ECM, dado que mayoritariamente la información manejada es información no estructurada y esta información “activa” es la que el gestor utiliza de forma dinámica para gestionar el “caso”. Partiendo de la tendencia de pasar de un formato físico a uno digital, el contenido aporta valor al negocio siendo en si mismo un “activo” de las organizaciones.

Tradicionalmente, el ECM ha sido considerado una commodity, pero estamos detectando, con una visión a dos-tres años, que este tipo de soluciones se están englobando en la estrategia de las compañías.

¿Hacia dónde va, entonces, la gestión de contendios en la empresa?

Estamos viendo que la gestión de contenidos empresariales cambia de paradigma hacia la composición de aplicaciones, reduciendo notablemente los tiempos de implantación. El modelo tradicional de vender una aplicación de gestión documental ha cambiado ante la demanda de soluciones verticales para cubrir necesidades más específicas derivadas de la presión del ahorro de costes. Se trata de plataformas que permiten crear y desplegar rápidamente aplicaciones basadas en casos, al combinar una serie de tecnologías plenamente integradas con herramientas de desarrollo e instalación, las mejores prácticas y con un mayor enfoque en la configuración frente al código. Además, los clientes que quieren soluciones verticales y especializadas ya tienen aplicaciones de gestión de contenidos integradas. Buscan, por tanto, implantaciones rápidas para diferenciarse de la competencia y con TCO lo más óptimo posible.

También estamos viendo una mayor demanda de soluciones end-to-end que están cambiando el modelo de negocio; clientes que buscan soluciones globales que paguen por el servicio que se les ofrece o por el uso. Desde Indra destacamos también otra tipología de proyectos asociada a la gestión documental, que cada vez está siendo más demandada por los clientes. Se trata de gestionar los contenidos desde el punto de vista de las empresas, no de los usuarios, en relación a la seguridad, integridad, inalterabilidad y gestión del ciclo de vida de la información.

¿Por qué cree que las empresas todavía no han aplicado la facturación electrónica u otros avances de la gestión documental si aporta tantas ventajas?

La Administración pública está acometiendo diferentes acciones de difusión de la factura electrónica, fundamentalmente entre las Pymes. En concreto, Indra está colaborando en las iniciativas que a este respecto está realizando la Entidad Empresarial Red.es adscrita al Ministerio de Industria y Comercio.

Sin embargo, aunque la respuesta de las empresas ante la factura electrónica es positiva, la factura electrónica no está teniendo el uso extensivo que en principio se esperaba, fundamentalmente entre las Pymes. Las principales barreras que hemos identificado en el uso de la factura electrónica se basan fundamentalmente en los siguientes aspectos: desconfianza, desconocimiento, dispersión de formatos, falta de interoperabilidad, retrasos en el desarrollo normativo.

Los distintos proveedores de factura electrónica tenemos todavía una labor de concienciación y colaboración, de cara a facilitar principalmente la incorporación de las Pymes al mundo de la factura electrónica. Ante la complejidad de implantación de soluciones y plazos de ejecución, ofrecemos una solución completamente operativa, con un coste 0 en el alta y un modelo de precios y facturación del servicio sencillo de gestionar.

¿Qué novedades están desarrollando en este sector en Indra?

En el ámbito de gestión documental, estamos trabajando por un lado en soluciones de “Expediente Electrónico” como conjunto de servicios básicos para que las organizaciones trabajen en ámbitos “paperless”, pudiendo realizar sus procesos de negocio con la información en soporte electrónico; y en soluciones de “Archivo Electrónico” que dan soporte al cumplimiento de las normativas tanto de los entes reguladores como de las propias normativas de cada organización.

El nuevo enfoque de trabajo hacia “Case Management”, nacido en el mundo ECM, va permitir optimizar el tratamiento de aquellos procesos altamente dinámicos y no estructurados con un alto componente de colaboración, así como la gestión de las excepciones que hasta el momento no tenían soporte tecnológico. En este nuevo enfoque, existe un claro camino de alineación de tecnologías (Social Media, Content Analytics, BPM, etc.) que permitirán dar soporte tecnológico a este tipo de procesos colaborativos, interiorizando las iniciativas y tecnologías de Internet en las compañías.

En el ámbito particular de la factura electrónica y el B2B, en Indra llevamos varios años comercializando nuestros productos y soluciones en modo SaaS (Software-as-a-Service). En este sentido, ofrecemos una solución básica de factura electrónica orientada a Pymes y Asociaciones empresariales: ofrecemos la factura electrónica a modo de “red social”, en la que todos los integrantes forman una comunidad “retroalimentada”. Se trata de una solución 100% operativa desde el momento de la contratación del servicio, sin coste en el alta del servicio. El coste asociado al soporte y mantenimiento es “similar a una ADSL”. Ofrecemos también una solución integral Indra de comunicaciones e intercambio electrónico de información, que integra no sólo factura electrónica, sino una plataforma de comunicaciones bancarias, y soluciones de digitalización, gestión documental, SCM, e-commerce, etc.

¿Cuáles son las principales tecnologías en gestión documental que se perfilan para el futuro?

Las plataformas de gestión de contenidos empresariales no son una tecnología nueva y puede decirse que ya constituyen una práctica habitual en las organizaciones. Entre los años 2000 – 2004 se solicitaban aplicaciones corporativas de gestión. Ahora se demandan plataformas SOA, de servicios, estándares y que permitan construir aplicaciones orientadas al negocio sobre una base corporativa.

Las empresas se enfrentan a un entorno más duro y volátil, en el que la inteligencia y la eficiencia de procesos serán claves para ganar posiciones a la competencia. Continuará la tendencia hacia la externalización de servicios y procesos como herramienta de reducir costes y aparecerá un creciente uso de formas más eficientes en la “entrega” intensiva en tecnología, como virtualización, cloud computing, smart computing, digitalización o e-commerce.

¿Cómo afronta 2011 Indra? ¿Qué perspectivas de futuro tienen?

Creemos que 2011 será un año continuista respecto a 2010 en el que primarán tendencias como el modelo cloud, el uso de las redes sociales y la tecnología de la colaboración en las empresas.

Desde Indra consideramos que el escenario para este año sigue siendo de crecimientos de demanda de las TI, por parte de nuestros clientes, un tanto inciertos en los distintos sectores pero, en cualquier caso, no exento de oportunidades para aquellas empresas, como la nuestra, que dispongan de una oferta y capacidad de actuación globales junto con la suficiente fortaleza financiera, especialmente en los mercados internacionales.

Es necesario disponer de una oferta global de soluciones tecnológicas que responda a las necesidades y procesos de cada sector, de servicios de outsourcing y factorías de software que minimicen riesgos y costes, y de servicios de operación (BPO) que, con máximo apoyo en tecnologías, permitan aumentar la productividad y reducir costes de los procesos de negocio de los clientes y cuenten con una capacidad de actuación global que permita configurar y desplegar esta oferta en los diferentes países en los que las multinacionales españolas operan.

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Categorías: Cloud computing, Gestión documental, Software

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