Los archivos ante la Sociedad de la Información

Revista Transformación Digital | martes 07 - septiembre - 2010

e-archivosPor: María Isabel Vila, del área de cultura del Archivo Municipal de Málaga

En los últimos años, hemos incorporado a nuestro lenguaje cotidiano conceptos algo ambiguos o de compleja definición: Sociedad de la Información, Gestión del Conocimiento… Sin pretender entrar en aspectos metodológicos, el uso cada más extendido de estas expresiones son un claro reflejo de la importación que la globalización del acceso a la información tiene en la actualidad.

La extensión exponencial de las nuevas tecnologías y la presencia de nuevos modelos organizativos y procedimentales en la Administración Pública han potenciado esta tendencia. El desarrollo, en los últimos años, de ambiciosos planes estratégicos de gestión o modernización, dentro de diferentes organizaciones, son también síntomas de esta corriente y suponen, en muchos casos, un cambio sustancial en el marco de relaciones con nuestros usuarios.

Dentro de este panorama general, los profesionales de los archivos, en especial los vinculados a la Función Pública, como expertos en difusión de la información, estamos afectados e implicados, de manera directa, en la llamada e-Administración. A los archiveros nos toca asistir, desde la primera fila, a un cambio radical que afecta a conceptos que hace apenas unos años parecían inamovibles: documentos, archivos, depósitos…

La celebración constante de jornadas, congresos y seminarios especializados, con el telón de fondo de la e-Administración, pone de manifiesto la preocupación y el interés de nuestro colectivo profesional por estos temas. Tenemos ante nosotros un panorama complejo, en el que tendremos que lidiar con factores muy diversos y donde deberemos replantearnos esquemas nuevos sobre bases que, hasta ahora, considerábamos monolíticas. Nuestra propia formación deberá actualizarse y habrá que asimilar, como algo inherente y cotidiano a nuestro trabajo, términos como metadatos, repositorios, archivos electrónicos…

Ante una encrucijada como la actual, la presencia de un sistema de gestión integral de documentos es ahora más importante que nunca y es vital saber integrarlo, desde un primer momento, dentro de la administración electrónica. Sólo desde los archivos podremos garantizar, de forma eficaz, el derecho básico de acceso a la información y a los documentos y, al mismo tiempo, posibilitar la pervivencia del patrimonio documental del futuro.

En este sentido, nuestra primera acción prioritaria debe ser el establecimiento de unos protocolos de actuación, dentro de nuestras organizaciones, que ayuden a definir el uso de herramientas e instrumentos metodológicos que delimiten, claramente, aspectos claves tales, como clasificación, conservación o acceso. Nuestra aportación, en estos momentos, puede ser vital, pero también nosotros necesitamos contar con el apoyo de otros profesionales que nos ayuden a alcanzar el desarrollo eficiente de nuestros objetivos. La coyuntura actual hace, además, recomendable la confluencia y la aportación de los diferentes actores implicados en la producción, destino y uso final de los documentos.

Debemos saber establecer alianzas y, en esta línea, integrar el archivo y la gestión documental en los diferentes proyectos corporativos, como es el caso de los planes de calidad o modernización, puede ser una buena oportunidad de posicionar nuestro trabajo de forma estratégica. Es igualmente importante reivindicar, sin complejos, dentro de los nuevos modelos de gestión y tramitación, una delimitación meridiana de nuestras funciones y competencias. Las nuevas generaciones de leyes de archivos que se avecinan, entre las que podemos incluir el Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, parecen echarnos una mano, y dibujan un escenario donde los archivos se integran y se adaptan a las grandes tendencias de la sociedad actual.

Tenemos ante nosotros un horizonte con una perspectiva poliédrica, donde conviviremos con lo que hasta ahora ha sido nuestra materia prima tradicional, junto con los nuevos esquemas de gestión y de producción de documentos. Estamos en una fase de plena transición, durante la cual es probable que asistamos a una clara superposición de viejos y nuevos modelos. Somos plenamente conscientes de lo imparable de este proceso y ante esta realidad debemos posicionarnos objetivamente. Las opciones son pocas. Podemos elegir la filosofía del avestruz y hacernos “invisibles» buscando refugio en “territorio conocido”o saltar a la arena y aprovechar estos cambios como una excepcional oportunidad de mejora, asumiendo un claro compromiso de adaptación a los nuevos requisitos tecnológicos, legales y organizativos.

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