Los empleados españoles malgastan 10 min en gestionar cada factura en papel

Revista Transformación Digital | martes 01 - junio - 2010

Los trabajadores españoles invierten trece minutos en la gestión realizada con cada factura en formato papel, según datos facilitados por un estudio de Kyocera. Un tiempo que se ve drásticamente reducido con la utilización de soluciones de digitalización certificada de facturas, que disminuyen el tiempo requerido para esas mismas gestiones hasta en diez minutos por factura, con la consiguiente diferencia de productividad entre las empresas que cuentan con sistemas de digitalización y aquellas que no.

Una compañía que recibe 300 facturas al mes estará ahorrando alrededor de 75 días en tiempo de trabajo de un empleado que gestione las facturas mediante una aplicación de digitalización de facturas. Por ello, la empresa que no cuenta con este tipo de sistemas está desperdiciando 50 horas de trabajo de sus empleados al mes, que podría dedicar a otras labores que resultarían más productivas.

“Es sorprendente que todavía encontremos empresas que no hayan implementado soluciones integrales de digitalización de facturas, ya que desde 2007 el formato digital, cumpliendo una serie de requisitos, tiene exactamente la misma validez que la factura en papel, según marca la Orden EHA/962/2007”. Son palabras de Víctor Rodríguez, jefe de producto hardware de Kyocera, quien ha explicado que las facilidades que aporta este tipo de soluciones, la sencilla implantación de las mismas, y el ahorro de costes, son “razones más que suficientes para poner en marcha este tipo de servicios, especialmente por la obligatoriedad existente por parte de la Agencia Tributaria de conservar las facturas de los últimos cinco años”.

Todo comienza con el escaneo de una factura, momento en el que el sistema añade la firma electrónica y opcionalmente, el sello de tiempo. La Ley especifica que entre el escaneo y la firma no puede haber intervención del usuario. Kyocera dispone de una aplicación que cumple al pie de la letra dicha especificación.

Posteriormente el documento pasa a formar parte de la base de datos con la información asociada a la factura, sobre la que se puede incluir manualmente la fecha de digitalización, el número de factura, el CIF y/o nombre del emisor, la base imponible, etc.

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