“Nuestro servicio se basa en la distribución y fabricación de la solución de gestión documental, tanto en modelo SaaS como venta de licencias”, Luis López, fundador de Ofimatica Digital

Revista Transformación Digital | martes 04 - mayo - 2010

Ofimatica Digital se funda en 1997 y se dedica a la comercialización de equipos, máquinas y equipamiento de oficina. Sin embargo, no es hasta el año 2005 donde empieza la actividad en el mundo de la gestión documental. Luis López, director comercial de Ofimatica Digital y DigitalDOCU, nos comenta mucho más sobre esta importante solución.

¿Cuándo y bajo qué objetivos se funda DigitalDOCU?

En mayo de 2005 y, tras varias entrevistas con un cliente consultor para determinar sus necesidades en cuanto a la posible implantación de un equipo multifunción en su despacho, descubrimos que los requerimientos básicos a los que hacía referencia prácticamente ninguno eran asumidos por nuestro equipo ni por ninguno de la competencia. Aquí empecé a ver que este mundo (el de la comercialización de equipos de impresión, copiado y escaneado de documentos) estaba plenamente ligado al mundo de las soluciones software de gestión documental y que era necesario tomar medidas que dieran respuesta a clientes que demandasen este tipo de soluciones.

Después de investigar en el mercado, detectamos que las soluciones que nos proponían nuestros Partners eran desmesuradas para el tipo de cliente que teníamos y que en ningún caso encajaban, tanto en complejidad de instalación y manejo como en precio.

¿Cómo decidieron desarrollar DigitalDOCU?

Por los inconvenientes comentados anteriormente, empezamos a desarrollar nuestra primera versión de DigitalDOCU, denominada Digitalfile. Era una versión de escritorio, desarrollada en .Net que inicialmente cubrió nuestras necesidades comerciales, pero que a medio plazo, según fuimos comercializando, nos dimos cuenta que tenía carencias que harían imprescindible cambios estructurales profundos en la misma, en un corto espacio de tiempo. Nuestra decisión fue desarrollar una nueva versión desde cero, con tecnología exclusivamente web que nos permitiese distribuirla de forma ágil y con los mínimos costes de mantenimiento en cuanto a control de versiones y actualizaciones para poder ser muy competitivos en precio.

¿Cuáles son sus principales servicios?

Nuestro servicio se basa en la distribución y fabricación de nuestra solución de gestión documental, tanto en modelo SaaS como venta de licencias.

¿Qué ventajas cree que aporta la digitalización certificada para las empresas?

La principal ventaja que aporta a las empresas la digitalización certificada de un documento es la validez legal en la transformación del documento formato papel (como creado) a formato digital. Miles de empresas digitalizaban sus facturas de proveedores, sus albaranes, sus partes de trabajo… pero tenían miedo a destruir el original por no tener garantías legales para poder hacer esto. Por lo tanto, digitalizaban y guardaban el papel de forma tradicional, por lo que se puede decir que duplicaban el trabajo. Así la digitalización perdía una gran parte de su atractivo.

¿Qué herramientas o soluciones ofrecen en gestión documental a las empresas?

DigitalDOCU, gestión documental basada en WEB, con gestión de documentos en red local que consta de los siguiente módulos: Ddarchiver, analizador e indexador automático de documentos basado en tecnologías OCR, ICR y Barcode; Ddtext, Indexado de imágenes (jpg, tiff, pdf, bmp) con búsqueda Full Text para posterior búsquedas basadas en texto libre; Ddflow, gestion de flujos de trabajo en gestión documental (por ejemplo, aprobación de gasto en facturas de proveedores); MRC, reducción del tamaño de documentos en formato PDF a través de algoritmos de compresión con formato de salida PDF/A; DDLegal, firma digital avanzada homologado por la AEAT y sellado de tiempo; DigitalDOCU ONE, gestión documental Cloud Computing; DigitalDOCU Capture, solución para la captura de imágenes de forma certificada cuyo uso es gratuito e ilimitado; DigitalSIGN, firma de documentos desatendida con posibilidad de envío a través de email utilizando reglas y fusing de imágenes (por ejemplo, facturas de venta).

¿Cuáles son las principales características de DigitalDOCU?

Fácil puesta en marcha, escalabilidad, forma de distribución, uso de tecnología, nuestra implicación en los proyectos… DigitalDOCU apuesta firmemente por desarrollar una política comercial basada en el canal de distribución que nos ayuden a crear alianzas en todo el territorio español, de hecho nuestro ritmo de venta creció un 40% en el año 2009 con respecto al año anterior, precisamente con el apoyo de nuestra red de Partners. Además, pertenece también al programa Fujitsu DS, lo que ha supuesto un avance muy importante al confiar en nosotros uno de los fabricantes de escáners a nivel mundial.

¿Qué ahorran las empresas con esta práctica solución?

Espacio físico, rapidez en las búsquedas, organización de la documentación de forma jerarquizada, seguridad en el acceso a la documentación, calidad en la gestión, y adecuación de sus procesos a la LOPD.

¿Qué proyectos están desarrollando en la empresa?

A diario estamos mejorando nuestra solución con las aportaciones de nuestros clientes que son, en definitiva, los que guían el rumbo de nuestro departamento de desarrollo. Tenemos como proyecto más inminente implementar una nueva funcionalidad para gestionar expedientes.

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