Soluciones informáticas para la gestión documental como inicio de la transformación digital.

Entrevista a D.Jorge Maestre, adjunto a la dirección de Multitec.
Multitec es una empresa pionera en los servicios de consultoría y digitalización de documentos para empresas y organismos públicos de todos los sectores1.

¿Qué servicios y productos ofrecen relacionados con la gestión documental digital?
Nuestro servicio estrella es la consultoría previa de procesos de trabajo en que evaluamos la relevancia de cada documento para la organización y nos permite diseñar una solución a medida en colaboración con el cliente.
En el marco de la administración pública destaca nuestro servicio de digitalización certificada de documentos (copias auténticas) conforme a la normativa vigente.
Asistimos a los departamentos TIC de nuestros clientes en el análisis, desarrollo e implantación de programas informáticos relacionados con la gestión documental (p. ej. captura de imagen, grabación de datos, catalogación de documentos, consulta de los documentos, firma digital de los documentos digitales, etc.).
Además, nuestra certificación ISO 27001 (vigente desde 2009) nos posiciona como un aliado preferente de todas aquellas empresas que valoren la seguridad de su información y la confidencialidad de sus documentos.
En este sentido quiero destacar:
Experiencia: llevamos prestando servicios de digitalización catalogada de grandes volúmenes de documentos desde 1996. Cada uno de los proyectos que hemos abordado han requerido una labor de consultoría previa para garantizar los mejores resultados. Combinamos el conocimiento adquirido por nuestro personal con las metodologías propuestas en los estándares internacionales más novedosos (ISO 30300).

Independencia: como empresa de servicios, Multitec no tiene ningún interés comercial en la venta de un determinado modelo de escáner o de licencias de programas informáticos. Somos independientes de acuerdos comerciales con terceros, lo que garantizar que nuestros informes de consultoría no son una mero argumentario para incitar al cliente a la compra indirecta de otros productos de nuestra cartera. Nuestras conclusiones recogen exclusivamente las recomendaciones más efectivas y eficientes para el cliente.

¿A qué tipo de clientes van dirigidos sus servicios?
Nos dirigimos a las organizaciones que han comprendido que la gestión documental digital comienza por el análisis y conocimiento detallado de los procesos de trabajo en los cuales se enmarcan los documentos como base ineludible de inicio del proceso de la transformación digital.

¿En qué consisten sus soluciones de tratamiento y gestión de la información digital?
En una primera fase procedemos a analizar los flujos de trabajo del cliente para conocer con detalle los documentos que se generan y se consultan durante su ejecución. Dado que esta labor se sustenta en entrevistas con el personal del cliente, también nos permite adquirir una mejor comprensión de la estructura de la empresa y de la capacitación técnica de su personal.

Con la información recabada, elaboramos un plan integral de gestión documental para la organización que responde a las necesidades efectivas del cliente, contempla las fortalezas y debilidades detectadas y permite la asignación de recursos al proyecto de la forma más eficiente posible.

A partir de los resultados de este diagnóstico, acompañamos al cliente en el proceso de transformación digital de su empresa con la puesta en marcha de su centro de digitalización y archivo de documentos. Si el cliente opta por externalizar este servicio, nosotros mismo podemos desplazar a nuestro personal y maquinaria a sus dependencias e iniciar el proceso de inmediato totalmente integrados en su organización.
Nuestra presencia garantiza una transformación digital de los procesos de la organización del cliente, por lo que también nos encargamos de formar a su personal para que adquieran las competencias necesarias para ejercer sus funciones en el nuevo entorno digital sin miedo al cambio.

¿Qué herramientas utilizan para el desarrollo de sus servicios?
Para la consultoría documental hemos desarrollado un catalogador documental adaptable para cada cliente que nos permite clasificar y registrar toda la documentación en uso dentro de una organización.
Para prestar servicios de digitalización disponemos de DeoScan (digitalización catalogada de documentos) o VisualTEC (visor de imágenes y metadatos).
Además, contamos con un software propio homologado por la Agencia Tributaria para la digitalización certificada de facturas y otras soluciones de copia auténtica de documentos.
Todos estos programas son de uso propio para la prestación de servicios y no están a la venta como producto.

Colaboramos con ITA Innova (Instituto Tecnológico de Aragón) desde 1997 para el diseño y desarrollo de herramientas informáticas exclusivas.

 

¿Qué cambios y novedades ha experimentado la empresa durante este último año?
Hemos conseguido aumentar el volumen de negocio de servicios de consultoría documental con nuevos clientes y la ampliación de proyectos prexistentes, por lo que estamos particularmente satisfechos.

Además, nuestro equipo TIC ha sido ampliado con la incorporación de nuevo talento y con un proceso de actualización de nuestras herramientas informáticas exclusivas a entorno cloud. Esta iniciativa está abriendo nuevas vías de negocio y posibilitará alianzas comerciales con terceros.

Como novedad, Multitec ya forma parte del grupo de empresas con el sello RSA (Responsabilidad Social de Aragón) otorgado por Aragón Empresa en el marco del Plan de Responsabilidad Social del Gobierno de Aragón que tiene como pilares fundamentales la sensibilización, compromiso, formación y transparencia de las empresas adheridas.

¿Cómo ve la implantación de la gestión documental digital en nuestro país?
Seguimos en un mercado maduro de con numerosos competidores y, como suele ocurrir en estos casos, el precio sigue siendo el factor determinante de la oferta.
Desde nuestra fundación en 1982, nos ha preocupado el dominio de mercado que ejercen algunas grandes empresas y que provocan bajadas de precios que podemos calificar de salvajes en licitaciones públicas (en ocasiones, superiores a un 40%) y que difícilmente permiten pagar un salario digno a los trabajadores y a la vez garantizar la ejecución satisfactoria del servicio. Sigue siendo necesaria una reforma de la ley de contratos del sector público que recupere la sensatez. Tiene mérito que las pymes consigamos prosperar en un entorno como éste.

¿Cuál cree que va a ser el futuro del cloud computing en nuestro país?
Ya han pasado unos años desde el boom de este término y creo que es prudente decir que no se trató de otra burbuja TIC pasajera. Sin embargo, no se ha resuelto el problema de los posibles cortes de comunicación que pueden suponer la parálisis de las empresas que han migrado a entorno cloud y esta es una objeción frecuente de los potenciales compradores.
Multitec ya ha dado el salto a este entorno tanto como usuarios de diversas herramientas como proveedores TIC para nuestros clientes y nuestra experiencia ha sido muy positiva.

Multitec cuenta con numerosos casos de éxito en clientes de diversos sectores, entre los que cabe destacar: Gobierno de Aragón, Ayuntamiento de Zaragoza, Archivo Histórico Provincial de Zaragoza, Mutua de Accidentes de Zaragoza, BSH, Norconsa, Correos, EDS, General Motors, Banco Bilbao Vizcaya, Caja de Ahorros de la Inmaculada, Trox, Nurel, Escuelas Pías de Aragón…

Contacto: http://www.multitecsa.es/

 

 

 

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